Esta mañana he asistido involutariamente a una conversación telefónica entre un empresario y un encargado de delegación que trabaja en la empresa. La conversación (o rapapolvos diría yo) versaba sobre el descontrol existente en los gastos asociados a cada coche, en el consumo de gasolina fundamentalmente y en que no se habían puesto en marcha las medidas propuestas por la dirección (él vamos).
Las medidas propuestas por este hombre para controlar los gastos de cada coche y especialmente el consumo de gasolina funciona mediante el siguiente protocolo: libretiilla para anotar la ruta que se hace cada día y los kilómetros realizados, hoja en la que se anote el coste de cada repostaje con el parte de caja (los trabajadores que usan los coches cogen dinero en efectivo para repostar) y otra hoja adicional para anotar las reparaciones, multas y operaciones de mantenimiento. Evidentemente, el mecanismo de control propuesto por este empresario no sirve para nada. Veamos porqué. El control se quiere basar en que los empleados no falseen las facturas o tickets de gasolina y que se apropien de dinero o combustible de la empresa. Cualquier control basado en el consumo por kilómetros no es fiable, menos aún cuando nunca vamos a conocer a ciencia cierta dicho consumo al disponer de mediciones a tanto alzado. Este problema tiene una solución tan sencilla como el uso de tarjetas de carburante, que son tarjetas de crédito que sirven única y exckusivamente para repostar gasolina al coche que estén asignadas en función de la matrícula.
El segundo gran error es no contar con un sistema de localización de vehículos si realmente se duda del desempeño laboral de los trabajadores. Para suplir esta deficiencia, si realmente ocurre ese problema, es tan sencillo como equipar cada vehículo con un sistema de localización por GPS. Este mismo sistema nos puede servir para remitir partes de trabajo a los trabajadores, o incluso un smartphone de última generación puede suplir este problema.
En todo caso, el problema de fondo no se encuentra en el delegado de zona, se encuentra en el titular de la empresa que es desconfiado de entrada y que no quiere invertir en tecnología o en sistemas que agilicen el funcionamiento de su propia empresa. Personalmente, creo que hay que tener controles aunque, lo que hay que tener son los sistemas ágiles para trabajar y entre ellos nos encontramos con las tarjetas de combustible y en los sistemas de localización si son realmente necesarios. Lo demás es perder el tiempo y el dinero con sistemas de control obsoletos que realmente no sirven para nada.
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