En muchas ocasiones, se entiende que una factura en PDF es una factura electrónica. Y aunque efectivamente las facturas en PDF se generan y envían en formato electrónico, lo cierto es que el alcance y las implicaciones de las facturas electrónicas van mucho más allá.
A continuación, os explicamos las semejanzas y diferencias entre las facturas electrónicas y las facturas en PDF.
En qué se diferencia una factura electrónica de una factura en PDF
La factura en PDF es un documento similar a una factura convencional, pero en formato PDF. Es decir, es una factura que contiene los mismos campos que una factura convencional y su misma apariencia, pero que normalmente se envía por correo al cliente para su gestión. En los últimos años, es un documento bastante habitual, especialmente en las operaciones en las que no existe concurrencia física entre cliente y proveedor.
En este sentido, una factura en PDF es un tipo de factura electrónica, en el sentido de que se envía y recibe por medios electrónicos, normalmente por correo electrónico. Sin embargo, la factura electrónica va mucho más allá, ya que permite otros formatos:
- Con formato estructurado, aquellas creadas desde programas de facturación y contabilidad que contienen datos estructurados, a través de estándares comúnmente aceptados como el XML.
- Con formato no estructurado, suelen referirse a las facturas que consisten básicamente en una imagen escaneada de un documento original o un fichero PDF.
Requisitos legales de las facturas electrónicas y en PDF
Hasta hace unos años, el envío de facturas electrónicas exigían un certificado digital que acreditase al emisor. Sin embargo, en 2015 se suprimió este requisito de firma, pero se mantiene la exigencia de garantizar el origen y el contenido, tal y como ocurre con cualquier otra firma impresa que se remita por correo electrónico.
En el caso de los PDF, dado que la apariencia es la misma que el de las facturas convencionales, se garantiza su autenticidad del mismo modo que si fuese una factura en papel. Es más, estas facturas también se pueden imprimir para hacérselas llegar al cliente.