¿Comprar Office 2021 para la pyme o un modelo de pago por uso con Microsoft 365?
Microsoft ha anunciado que sacará una nueva versión de Office 2021, el programa que se ha convertido en un imprescindible para muchas empresas. Pero hoy en día no todas quieren comprar el programa y mantenerlo instalado en sus ordenadores personales hasta que diez años después quede obsoleto. Por eso nos preguntamos que es mejor hoy, ¿comprar Office 2021 para la pyme o un modelo de pago por uso con Microsoft 365?
Esta es una cuestión que ya surgió cuando se lanzó la versión de Office 2016, pero desde entonces hasta ahora muchas empresas han cambiado su perspectiva sobre el software de pago por uso. Otras ven en las ventajas añadidas de tener un programa siempre actualizado o los extras que ofrece la suscripción, un motivo de peso para optar por este modelo.
Un programa con un periodo de amortización a largo plazo o pago por uso
Son las empresas más consolidadas, aquellas que vienen ya de utilizar otras versiones de Office, las que van a apostar por comprar su versión para instalar en un equipo con licencia de un solo pago. El coste de estas licencias varía en función de si queremos que incluya Outlook o no. La versión para estudiantes, que no lo incluye suele ser más económica y ronda los 180 euros. Mientras que la versión por el gestor de correo se acerca a los 300 euros.
No todas las empresas tienen claro que seguirán ahí dentro de 10 años
Si hacemos la amortización de la licencia por la vida útil del producto, entre 10 y 12 años, el coste por equipo y mes es realmente bajo. A cambio una vez que pasa su tiempo de soporte tenemos un producto desactualizado y obsoleto, que en muchos casos la experiencia nos dice que no podemos utilizarlo con los programas de terceros que se integra, como facturación, renta, contabilidad, nóminas, etc.
Este es el gran factor que diferencia Office, su integración con programas de terceros, desde un ERP a un completo sistema de gestión, en cualquiera de sus versiones y la razón por la que muchas empresas pagan estas licencias. Pero cada vez son más los programas abiertos que no requieren instalar el programa ofimático de Microsoft.
Sin embargo el coste de Office 365 para una pequeña pyme, teniendo en cuenta que la versión más sencilla tiene un coste de 99 euros al año, para seis cuentas diferentes, es más que atractivo en muchos casos. Hacer la inversión para 6 equipos supondría comprando la licencia unos 1800 euros, pero pagar solo 99 al año, puede ser más rentable. La parte negativa es que si dejamos de pagar perdemos el programa.
Versiones para empresa de pago por uso por usuario
No hablamos ya de las versiones de empresa de Office 365, que parten de los 4,20 euros por usuario y mes, incluyen cuenta de correo Exchange de 50 GB el buzón y el uso de las aplicaciones online. Es una buena solución para empresas de alta movilidad, ya que además incluye el uso de Microsoft Teams, uno de las herramientas que podríamos decir que han salido ganando en popularidad y uso durante la pandemia.
La suscripción de pago por uso da más flexibilidad a las empresas
Si queremos aplicaciones de Office instaladas en el ordenador, pero no utilizamos Exchange como correo, el coste será de 8,80 por usuario y mes y si lo queremos todo subirá hasta el 10,50 por usuario y mes. Si lo escalamos a una empresa de 50 empleados, por ejemplo pues son más de 500 euros cada mes por usar Office y tener una cuanta de Exchage.
Esta opción es muy interesante para empresas que pueden tener mucho más personal contratado durante unos meses, por ejemplo durante el verano, pero que en invierno tienen menos actividad. O viceversa. Solo se paga cuando realmente se necesita.
Este es quizás uno de los motivos por los que las empresas apuestan por comprar su licencia y contratar cuentas de correo IMAP/POP en el mejor de los casos que gestionan con Outlook. Es aquí donde los costes son menores. En todo caso el pago por suscripción empieza a ser rentable si nos movemos entre varios equipos, puesto que cada usuario puede instalar las aplicaciones de Office hasta en cinco equipos PC.
Los extras de la suscripción de Microsoft 365
Por último un aspecto muy importante tiene que ver con extras que nos ofrece los programas de suscripción, desde 1 TB de almacenamiento en la nube para cada usuario, algo que muchas empresas valoran como una fórmula muy interesante para llevar siempre los datos consigo y poder trabajar desde cualquier lugar. Y un espacio de almacén personal especialmente protegido para los documentos más sensibles.
Microsoft Teams también es otra de las herramientas interesantes que se pueden utilizar si tenemos una suscripción de pago por uso. Facilita la comunicación y reuniones, así como la colaboración entre diferentes equipos y en remoto. El complemento es SharePoint, que no todas las pymes saben sacarle todo el partido.
¿Qué tiene de nuevo Office 2021 respecto a Microsoft 365?
Pues en este sentido no vamos a ver nada nuevo. Office 2021 seguirá el camino iniciado por Office 2019, es una versión que en un momento concreto congela el desarrollo que utiliza Microsoft 365 y lo vende como paquete. Pero no va a tener nuevas funcionalidades a lo largo de su vida útil.
Lo que si tendrá será un soporte de actualizaciones de seguridad, hasta el fin de su ciclo de vida. Al final todo depende del tipo de empresa que tenemos, si va a crecer en empleados o tiene una plantilla estable y si trabajamos siempre en la misma oficina o nos movemos entre diferentes equipos y ubicaciones.
La cuestión es encontrar la máxima productividad y con ello rentabilizar la inversión realizada a medio o largo plazo, si apostamos por pagar la licencia o desde el primer día si hacemos pago por uso.
Imagen | CEBIT AUSTRALIA en Flickr