Independientemente de si utilizamos la cuenta 628 o 629, ya que hay partidarios de contabilizarlos en una cuenta o en otra, es importante hacer un mayor desglose de la cuenta de gasto de teléfono de cara a obtener la máxima información para la toma de decisiones.
En este sentido, el primer paso es utilizar el cuarto digito para hacer una primera clasificación, separando de esta manera los gastos de teléfono de otros de diferente naturaleza. En el caso de las 629 donde se contabilizan otros servicios es importante que definamos bien la utilización de este cuarto dígito ya que solo podremos hacer 10 agrupaciones. El PGC nos dice que en la 629 entre otros gastos, debemos de registrar los gastos de viaje del personal de la empresa, incluidos los de transporte, y los gastos de oficina no incluidos en otras cuentas.
Contabilidad analítica de los gastos de teléfono
El registro de los gastos de teléfono con un criterio analítico nos proporcionará información de utilidad para la gestión del negocio. El objetivo debe ser desglosar el gasto y analizar esta información en relación con otras partidas. La factura de teléfono, en especial la de telefonía móvil puede abarcar teléfonos móviles de diferentes departamentos y centros de producción que conviene repartir y asignar correctamente.
Así, por poner un ejemplo, en una empresa comercial con un único centro de trabajo se pueden usar los últimos dígitos para desglosar los gastos de cada teléfono. Estos se pueden unir a otras distribuciones contables, por ejemplo de gastos de combustible y otros gastos, para poder analizar los gastos en que incurren los comerciales de la empresa para la consecución de sus ventas. Este análisis nos proporcionara información del tipo de consumos elevados de teléfono y pocas ventas, en contraposición con otros vendedores que hacen un menor uso y consiguen mejores resultados.
De este sencillo ejemplo podemos ir a estructuras más complejas, donde definamos en largas cuentas que combinen dígitos y letras, diferentes centros de trabajo, departamentos, etc., hasta llegar al usuario del teléfono.
Tengamos en cuenta que actualmente los operadores ofrecen la posibilidad de descargar las facturas en formato Excel lo que puede facilitar la gestión previa a la contabilización. Además la factura debe de someterse a aprobación por las personas designadas lo cual se puede hacer manualmente o mediante un workflow de aprobación de facturas.
Pero lo realmente importante una vez definida la estructura contable es realizar los análisis y utilizarlos para la toma de decisiones.
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