La remisión de facturas por correo electrónico es un sistema ampliamente utilizado en las relaciones comerciales, puesto que supone un ahorro considerable de tiempo y costes de impresión. Cuando hablamos de factura electrónica, a menudo surge la duda de si ese concepto es el mismo que el de una factura remitida por correo electrónico.
Hasta la entrada en vigor del nuevo reglamento de facturación el 1 de enero del presente año, la factura electrónica era un documento transmitido por medios telemáticos y firmado digitalmente con un certificado reconocido por la Administración. Incorporar una firma que garantizara la autenticidad suponía una dificultad añadida que reducía el uso de este tipo de facturas.
Para que una factura electrónica sea válida, debe cumplir los mismos requisitos formales que cualquier otra emitida en formato impreso: contener los datos de emisor y receptor, número y fecha de expedición, descripción de la venta de bienes o prestación de servicios realizada y desglose de las cuotas de IVA. El plazo de emisión es también el mismo que se exige a las facturas en papel. Lo que se exige a las facturas electrónicas, aparte de estos requisitos es lo siguiente:
Que el cliente de su consentimiento para recibir las facturas por esta vía. En la autorización es recomendable la cuenta de envío y de recepción de los documentos para evitar equívocos.
Que el sistema empleado para generar y remitir dicha factura garantice la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido.
Este último punto es el que puede suponer un mayor problema. Desde el 1 de enero se ha suprimido el requisito de la firma mediante certificado digital reconocido por la Agencia Tributaria, pero se mantiene la exigencia de garantizar el origen y el contenido, como en cualquier factura impresa remitida por correo ordinario. El contenido de una factura en papel puede garantizarse con el sello y firma de la empresa que la emite. Por lo tanto, es lógico que la factura remitida por correo electrónico cuente con unas garantías similares.
La factura remitida por medios electrónicos puede generarse en cualquier formato de uso habitual en la empresa: xml, pdf, html, gif, jpg. y puede remitirse por correo electrónico o mediante puesta a disposición del cliente en un sitio web para su posterior descarga e impresión, si se desea.
En conclusión, podemos ver que la factura electrónica y la factura remitida por medios electrónicos es lo mismo: un único documento que debe sujetarse a una misma legislación y que tan solo se diferencia de una factura impresa en la forma de garantizar su autenticidad.
En Pymes y Autónomos| Aprobado el nuevo reglamento de facturación Imagen |Chaquetadepollo