Todos los errores al hacer facturas que he visto en mi carrera y las sanciones que tienen aparejados si te pillan
Los errores en las facturas son un problema muy común entre las empresas y los autónomos pero, al mismo tiempo, algo poco deseable. De hecho, algunos de ellos pueden salir especialmente caros si Hacienda los detecta.
Sin embargo, a lo largo de mi carrera como autónomo, he detectado ciertos errores al facturar que, o bien yo mismo he cometido, o bien ha cometido alguno de mis proveedores o colaboradores, bien de forma consciente o bien de manera no intencionada.
Los errores más comunes al hacer facturas
No seguir la numeración correlativa
El artículo 6 del Reglamento de Facturación exige que la numeración de las facturas dentro de cada serie deberá ser correlativa. Es decir, las facturas deben seguir una numeración secuencial en función de su fecha de emisión.
Sin embargo, en ocasiones esto no se cumple, emitiéndose facturas que no siguen esta numeración correlativa según las fechas.
No rectificar facturas con errores
Si somos conscientes de que una factura contiene algún tipo de error en alguno de los datos principales, debemos emitir una factura rectificativa que corrija estos errores, y no corregir los datos en la factura original. Esta factura seguirá la numeración ordinaria y deberá tener una referencia a la factura rectificada.
Eliminar facturas y justificantes de ejercicios anteriores
Hasta hace pocos años, el almacenamiento de las facturas que justificaban una operación era algo complicado por la cantidad de papel empleada. Con la digitalización de la economía, esto ha cambiado, aunque todavía hay muchos autónomos que tienen la tentación de eliminar justificantes de ejercicios anteriores.
Sin embargo, la Ley General Tributaria es muy clara al respecto. Cualquier empresa deberá conservar las facturas y justificantes durante, al menos, cuatro ejercicios fiscales. Por eso, eliminar facturas y justificantes de ejercicios anteriores no es una buena idea.
No utilizar la fecha de vencimiento
En las facturas que he visto a lo largo de mi vida laboral, pocas veces se detalla la fecha de vencimiento, es decir, el límite máximo que se le da al cliente para abonar la operación.
Y aunque no es un dato obligatorio, contar con esta fecha de vencimiento facilitará el proceso, pues quedará aclarado y aceptado por parte del receptor cuál es la fecha límite para formalizar el pago. A partir de entonces, además, se podrá abrir un proceso monitorio en caso de deuda no cobrada que servirá para reclamar los intereses de demora correspondientes.
No desglosar los conceptos
A la hora de emitir una factura, debe quedar bien claro cuáles son los conceptos que se están facturando para que tanto tú como tu cliente sepáis qué es lo que realmente se está pagando.
Puedes introducir el nivel de detalle que estimes conveniente, desde conceptos generales (como por ejemplo "artículo para el blog" o "diseño web") hasta desglosarlo en conceptos más específicos ("dos artículos de 500 palabras sobre deforestación" o "un sitio WordPress con módulo de carrito de la compra"). Además, debe quedar claro, en cada uno de los conceptos, cuál es la base unitaria, el IVA aplicado y el número de unidades facturadas.
En cualquier caso, lo importante es que tu cliente y tú sepan exactamente qué es lo que se está pagando.
No recordar cómo quieres cobrar
A la hora de facturar, debes recordar tanto tus condiciones de pago (a 15 o 20 días, por ejemplo) y la forma de abono (transferencia bancaria y la cuenta en la que se abonará). Así evitarás que tu cliente tenga que preguntarte y, además, ambos sabréis las condiciones del pago.
El precio de los errores en tu facturación y contabilidad
Cometer alguno de estos errores puede salirte muy caro. Dependiendo del tipo de error u omisión, la infracción puede catalogarse de leve, grave o muy grave.
- Infracciones leves, cuando la base de la sanción sea inferior a 3.000 euros o cuando sea superior a esa cifra y no exista ocultación. En este caso, la sanción tributaria supone una multa pecuniaria proporcional al 50%.
- Graves, cuando la base sea superior a 3.000 euros y exista ocultación. También se dan cuando, con independencia de la base, la incidencia sea superior al 10% (en caso de los registros contables) o igual o inferior al 50% de la base. La sanción de este tipo de errores irá del 50 al 100%.
- Muy graves, que requiere el uso de medios fraudulentos. La sanción será de entre el 100 y el 150%.
