El 30 de abril termina el plazo para depositar los libros contables de las entidades mercantiles para ser legalizados en el Registro Mercantil. Desde la fecha de cierre del ejercicio, que normalmente se produce a 31 de diciembre, el administrador dispondrá de tres meses para formular las cuentas anuales. Una vez formuladas, hay que depositar los libros en el plazo de 30 días en el Registro de la localidad que corresponda a la sociedad.
La legalización consiste en el sellado de los libros de modo que su contenido no pueda modificarse con posterioridad. Los libros de obligatoria legalización son el libro Diario y el Libro de Inventarios y Cuentas Anuales, aunque pueden depositarse otros de manera voluntaria. Las sociedades unipersonales depositarán también el Libro de Registro de Contratos celebrados entre el socio único y la sociedad.
La presentación de los libros puede realizarse mediante los siguientes procedimientos:
En papel. Este tipo de presentación exige que las páginas vayan encuadernadas de manera que no pueda sustituirse ninguna. El primer folio del libro se dejará en blanco. Los demás encuadernación no permita la sustitución de los folios. El primer folio se dejará en blanco y los demás irán numerados correlativamente y por orden cronológico. La presentación irá acompañada de una instancia suministrada por el Registro Mercantil donde se detallarán los libros que se presentan, así como los datos de la empresa y año al que corresponden.
Presentación en Soporte Magnético (CD). El soporte contendrá los libros en un fichero que se realiza utilizando el programa "Legalia" que está a disposición de las entidades en la página oficial del Colegio de Registradores www.registradores.org. El soporte se presenta en el Registro acompañado de una instancia de presentación en la que figurarán los datos registrales de la sociedad, los datos del presentante y las huellas digitales de cada libro que se pretenda legalizar.
Presentación Telemática. Para la presentación telemática se requiere ser usuario abonado del Colegio de Registradores y ser titular de Firma Electrónica expedida por el Servicio de Certificación de los Registradores. En este caso, no es necesario aportar nada al Registro, el pago se hace mediante banco y las facturas se expiden por correo electrónico a su buzón de notificaciones.
El Código de Comercio exige que los libros, junto con toda la documentación y justificantes relativos a la actividad económica, deben conservarse debidamente ordenados por el plazo de seis años a partir del último asiento realizado en los libros. Según la Ley General Tributaria, deben conservarse durante cuatro años, que es el plazo de prescripción del derecho de la Administración para determinar la deuda tributaria mediante la oportuna liquidación.
En Pymes y Autónomos |¿Cuáles son los documentos obligatorios que debe llevar una sociedad? Imagen |Luke Netwalker