Ponte en situación: Acabas de llegar a una nueva empresa y has salido de una reunión con tu responsable. En ella te han informado, muy amablemente, del organigrama y dónde te sitúas así como tus horarios, si recibirás formación inicial, con quién te relacionarás y una descripción de la actividad de la empresa. “¿Alguna pregunta?” te dicen. De forma casi automática tus labios dejan escapar un “No”. Tras desearte suerte y acompañarte a tu mesa te encuentras sentado tras un ordenador algo desfasado y con la cabeza aún confusa. ¿De verdad has empezado? Muchas pymes deben mejorar sus políticas de acogida.
Un compañero te ve observando el fondo de pantalla y te saluda. En esa conversación empiezas a escuchar lo que significa de verdad trabajar en esa empresa y las cosas que no debes hacer. El responsable aparece y te dirige para que sepas por dónde debes comenzar: “contabiliza estas facturas de Agosto y luego puedes revisar la tesorería.” Si, estás trabajando pero no sabes dónde estás ni cómo comportarte para encajar en las normas de la empresa. De hecho te cuesta recordar el organigrama y los nombres de los otros responsables. Bienvenido, ya estás en tu mesa.
A muchas pymes les cuesta integrar un sistema de bienvenida de forma adecuada. Pensamos que lo mejor es utilizar medios más informales pues será más “amable” y positivo pero esa concepción no es real. Las cosas, ante todo, deben estar claras.
La reunión introductoria está bien pero es dudoso que el trabajador interiorice toda la información en ese momento pues posiblemente esté más preocupado por causar una buena impresión.
La creación de un manual de bienvenida puede ser una gran idea que podría ir acompañado por un “tutor” o compañero que se encargue a instancia del responsable de la introducción del nuevo empleado durante el primer mes (Depende del oficio). Son dos medidas bastante efectivas. El tutor será el encargado de informar al responsable de los avances del nuevo empleado y de guiarle en sus primeras labores, inculcarle la filosofía de la empresa, etc. Para ello dicha persona debe ser formada, concienciada y premiada por lo que no siempre es sencillo de implementar.
El manual de bienvenida es mucho más sencillo de llevar a cabo pues será el trabajador quien de forma autónoma dispondrá de la información lo cual mejorará su sensación de seguridad y se adaptará más rápido a la filosofía empresarial que simplemente sentándolo en la silla y dejando que “lo vaya viendo”. Su autoestima se mantendrá intacta al no tener que pedir ayuda de forma recurrente a los más veteranos y estos no “contaminarán” tanto al nuevo con costumbres contrarias a los reglamentos ya que existirá una referencia impresa.
El contenido de dicho manual debe contener, a mi parecer, los siguientes puntos:
- Normativa empresarial
- Horario, Vacaciones y Derechos ( información del convenio colectivo )
- Gastos que asume la empresa (viajes, comidas, horas extras…)
- Procedimientos de seguridad y situación de botiquines o servicios médicos.
- Organigrama con nombres de principales responsables.
- Fotografías de los directivos con descripción de sus funciones principales.
- Breve historia de la empresa y su filosofía.
- Teléfonos o extensiones de los diferentes departamentos.
- Manual sobre trato con el cliente.
Con estos puntos se disiparán muchas dudas que el empleado tardaría tiempo en descubrir por si mismo ya sea por el temor del novato o porque no se le ha dado una circunstancia determinada.
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Imagen | Germán R. Udiz