Vivimos inundados de información. Recibimos diariamente centenares de documentos, tuits, mensajes, correos electrónicos... De su buena gestión y organización dependerá el buen rendimiento en cualquier equipo. Y en este contexto, la comunicación interna en la empresa es un reto muy importante. Para su buen funcionamiento, ¿qué herramientas utilizar? ¿El correo electrónico y el chat corporativo son complementarios o incompatibles?
El correo electrónico se ha convertido en una herramienta fundamental y, en algunas ocasiones, en una carga. Los equipos acaban 'viviendo' en la bandeja de entrada, haciendo que las prioridades cambien una y otra vez y perdiendo el tiempo entre mensajes que no tienen por qué ser importantes para los resultados.
Inundados de emails
Un estudio de 2012 señala que el correo electrónico se ha convertido en la segunda actividad que más tiempo consume entre los trabajadores. Hablamos de un 28% del total del que disponen en sus jornadas. Si asumimos una día laboral de 8 horas, se trata de algo más de 2 horas al día al frente de la bandeja de entrada del email.
Lo grave es que muchos de esos correos electrónicos que se reciben y se consultan a diario no son verdaderamente importantes. Aunque no es fácil poner cifras a esto, otro estudio elaborado en Reino Unido lo cifra en un 14% del total. Ese es el porcentaje de emails que son realmente importantes para el ámbito profesional.
Ventajas del correo y el chat
Son herramientas que, por supuesto, no tienen por qué ser excluyentes. Pero si las analizamos como vías para la comunicación interna, cada una tiene sus fortalezas y sus debilidades. En el caso del correo electrónico, su atemporalidad y su menor carácter 'invasivo' juegan a su favor. Sin embargo, la menor velocidad y la intoxicación en la bandeja de entrada soplan en contra.
Respecto al chat, antes de entrar a plantear sus pros y contras hay que recordar que los compañeros de Genbeta nos mostraron hace poco una comparativa con dos servicios muy similares que pueden servir como primer paso para experimentar esta vía de comunicación. Pero, ¿cuáles son sus ventajas? La inmediatez, la simplicidad en su uso y la posibilidad de 'limpiar' la bandeja de entrada de conversaciones y correos secundarios lo hacen muy atractivo. En cambio, puede ser demasiado invasivo para los miembros de un equipo que tenga instaurado el email como vía de contacto principal.
Conclusión: un uso complementario
Como ocurre casi siempre, hay multitud de opciones para los equipos y son éstos los que deben elegir las herramientas que mejor se adapten a sus necesidades. Puede que el uso complementario de ambas sea la opción más acertada: los correos electrónicos para comunicaciones más 'formales' e importantes y el chat para lo que, a la postre, son conversaciones virtuales.
En Pymes y Autónomos | La asignatura pendiente: comunicación interna, La información de la empresa para toda la empresa Imagen | Wiertz Sébastien