El ser humano es un animal de costumbres. Una vez aprendemos a resolver un problema de manera eficiente automatizamos el proceso para poder utilizarlo cuando sea necesario. Mediante pasa el tiempo aumenta la velocidad de ejecución y se reduce el estrés mental, en otras palabras: es cómodo.
La resolución rápida de conflictos es especialmente importante como herramienta evolutiva y la estandarización nos ha permitido crear soluciones persistentes y transmisibles lo cual se configura como un importante motor del conocimiento.
El problema de esta utilidad es que en ocasiones la estandarización pasa por alto las nuevas soluciones o no busca otras más eficientes. Para encontrarlas lo mejor es poner nuestro mundo patas arriba o al menos imaginar que las cosas han cambiado.
El pensamiento creativo suele surgir de forma espontánea ante situaciones complicadas. Nuestra mente debe luchar contra dos factores: el problema y el fallo de la solución original.
Es posible que nos obcequemos en hacer funcionar la solución estándar pero esto lo único que hará es aumentar el estrés. Los nuevos problemas requieren nuevas soluciones pero no solo eso: no olvidemos que los avances técnicos podrían solucionar los antigüos de una manera más eficiente.
Provocar los problemas tiene sus riesgos, por lo que es mejor realizarlos de forma planificada mediante Brainstormings, reflexiones personales, buzones de sugerencias o premiando el pensamiento creativo. Esto resta parte de la “inspiración” que nos otorga el estrés pero nos puede dar herramientas para facilitar la innovación que en algunos casos nos hará más competitivos.
Un ejemplo personal
Estaba trabajando en una pyme distribuidora de software laboral, fiscal y contable que gestionaba los problemas y dudas que tenían sus clientes. Lo que vi al llegar fue que estaban utilizando fórmulas anacrónicas para resolver los problemas y nadie se había dado cuenta de que las cosas se podían hacer mejor.
Cuando un cliente tenía un problema solía dar un código de error o mensaje y los técnicos, que eran diplomados en empresariales sin conocimientos informáticos profundos, buscaban estos en documentos de texto que les habían mandado desde la central. Habían cinco tipo de programas cada uno con tres o cuatro documentos Word y PDF donde buscar los fallos con sus soluciones y el cliente, mayoritariamente asesorías, necesitaba soluciones rápidas y que estuvieran adaptadas a la legalidad de los modelos tributarios.
Evidentemente el tiempo de resolución de estos problemas "técnicos" era algo largo y en ocasiones tenían que remitirse a la central con lo cual se incrementaba aún más. Lo que hice para aumentar la eficiencia del departamento fue crear una solución. Para ello utilicé hasta mis horas libres en crear una base de datos (que no sabía hacer así que aprendí sobre la marcha) que pudiera ser alimentada por los técnicos conectados en red y que recogiera toda la información de los documentos citados.
No solo introduje códigos de errores sino temática legal para que los técnicos pudieran realizar comprobaciones rápidas sin consultar manuales o internet y para encontrar otros errores que no tuvieran código.
Esto fue un trabajo pesado, no lo oculto, pero una vez se implantó vimos cómo se tardaba menos en resolver los problemas y aumentó la satisfacción de los clientes. Mi sorpresa aumentó cuando fui a la central en Barcelona y descubrí que nuestro sistema era más eficiente y tenía más información que la de los propios desarrolladores.
Y todo gracias a que era un sistema que era alimentado por los técnicos, que en muchos casos daban soluciones alternativas a los problemas ya conocidos. Lo que allí usaban no era muy distinto a buscar en un Word y los problemas se prolongaban muchísimo. Lo nuestro era un motor de conocimiento (Ba cibernético) que además disminuía el estrés y aumentaba la velocidad de adaptación de los nuevos técnicos, que para mí era un gran problema pues me tenía que multiplicar para prepararles.
En definitiva
¿Por qué no buscar nuevas soluciones? ¿Porque cuesta? Eso no es excusa. Tenemos que reinventar la manera de hacer las cosas y avanzar. Hay que poner el mundo patas arriba y volver a inventar la rueda. Lo que hacemos hoy puede que fuera lo mejor de ayer, pero no lo mejor de mañana.
No podemos dejar de aprender ni rendirnos a la rutina. De vez en cuando vale la pena replantearnos las cosas y renovarnos pues la mente también se sienta en un sofá y si dejamos que le salga barriga luego nos costará correr cuando haga falta. Más vale actuar antes de que sea imperativo.
En Pymes y Autónomos | Transformar los problemas en oportunidades, Los empresarios también tenemos problemas y corremos riesgos Imagen | Herbie Cans