Si una empresa desea trabajar en movilidad son dos las principales opciones que tiene para elegir. Office 365 o Google Apps, pero ¿con cuál somos más productivos en las empresas? Porque en parte la amortización del coste del servicio dependerá de cómo podemos trabajar, si somos más o menos efectivos y la capacidad para gestionar el negocio que nos permiten ambas herramientas.
Luego ya elegir entre una u otra muchas veces depende de con cuál hemos estado trabajando hasta el momento. Porque muchas veces el paso más natural es pasar de la herramienta gratuita a la versión de pago, pero no siempre hemos elegido desde el principio valorando si era o no la mejor opción para nuestra empresa.
La versión gratuita de ambos servicios, ¿útil para la empresa?
Lo cierto es que la versión gratuita de ambos servicios puede ser útil hasta cierto punto. Tiene algunos inconvenientes que a nivel profesional deberíamos resolver, como la posibilidad de trabajar con nuestro propio dominio, lo que ya nos obliga a pasar por caja en ambos casos. Pero sobre todo se trata de mantener el control de los documentos que tenemos en la nube, algo que a medida que aumenta el número de usuarios de la empresa puede ser más complicado.
Por lo demás, tenemos un espacio para guardar los documentos tanto en Google Drive como en OneDrive, la edición de documentos con Google Docs o Office Online y las alternativas de gestión de correo a través de Gmail o Hotmail. Además en ambos casos se complementan con buenas opciones de comunicación como Hangouts y Skype para ayudarnos a colaborar en la distancia.
Aquí va un poco en el gusto de cada uno. Mientras a mi modo de ver Office Online es bastante mejor en funcionalidad que Google Docs, a nivel general y sobre todo después de las últimas mejoras de Microsoft que está evolucionando de manera decidida esta suite online. Quizás sólo destaque algo más la opción de coedición de Google Docs, algo mejor resuelta que en el caso de Word Online.
Costes del servicio y funcionalidades, ¿con cuál me quedo?
Una cuenta de Google Apps tiene un coste de 4€ por usuario y mes, algo que está al alcance de la mayoría de las empresas. En el caso de Office 365 tiene un coste de 7€ por usuario y mes en su versión personal. La gran diferencia entre ambas versiones, y aquí creo que es definitiva, es que con Office 365 tenemos instalada en un equipo de escritorio más una tablet.
En este sentido si queremos usar Office en el iPad, por ejemplo, será la mejor opción que tenemos. La productividad que podemos conseguir es mucho mejor, además de poder trabajar offline sin ningún tipo de problema, algo que Google no tiene totalmente resuelto. Esto por lo que respecta a un usuario individual, pero en el caso de las empresas existen más opciones e incluso más económicas.
Quizás la versión equivalente a Google Apps sea Office 365 para la Pequeña Empresa con un coste de 4,10€ por usuario y admite un máximo de 24 usuarios. La gran diferencia con la versión personal es que en este caso utilizamos Office Online, no instalado en nuestros equipos. Si lo queremos instalado hay que pasar a la versión de Office 365 para la pequeña Empresa premium que tiene un coste de 10,40€ por usuario y mes o la versión para mediana empresa, que además incluye integración con Active Directory por 12,30€ al mes.
Tener la posibilidad de trabajar con Office instalado es definitivo para la productividad
Por lo tanto, si de lo que hablamos es de productividad definitivamente creo que Office 365 está muy por delante de Google Docs ya que sobre todo en determinados documentos que necesitamos un hoja de cálculo complicada, simplemente Google no tiene un herramienta que realmente sea adecuada. Si hablamos de tareas más sencillas quizás se igualan un poco ambos contendientes.
Por último una cuestión en la que creo que están bastante igualados es en sus aplicaciones para dispositivos móviles, donde Microsoft últimamente ha dado pasos de gigantes para hacer que la opción de Office 365 sea mucho más atractiva para sus usuarios. Google siempre ha sido fuerte en este aspecto, pero la llegada de Office gratuito a móviles con Android sin duda es un golpe duro en su línea de flotación. Si a esto le unimos la perfecta sincronización con Windows Phone, sin duda podríamos decir que se han igualado las funcionalidades, aunque aquí la cuestión de formatos siempre suele ser un punto a favor de Office 365.
Por todo ello si hoy por hoy me tuviera que decidir por uno de estos servicios, quizás Office 365 sería el elegido, ya que me ofrece todo lo que puedo necesitar tanto como usuario individual, como una pequeña empresa, con la flexibilidad de elegir para que usuarios queremos Office instalado en local y para cuales no es necesario, por ejemplo, algo que sería definitivo para muchas empresas.
En Tecnología Pyme | Cómo funciona Office 365 (II)