La gestión documental, el ciclo de vida de un documento, de las facturas es una de las cuestiones donde más tiempo se puede perder, en la organización, en enviarlos de un lado para otro, etc. Por eso existen los programas que nos ayudan a optimizar estos procesos. Hoy vamos a ver uno que incorpora la novedad de trabajar en el modelo Software como Servicio. Se trata de SM Veritas, gestión documental y de facturas en la nube certificada por la AEAT.
De esta forma tenemos la posibilidad de pagar por lo que usamos, haciendo que el sistema sea muy flexible y se adapte a la perfección al volumen de la gestión documental en las empresas. Además incorpora la posibilidad de certificación de facturas homologada por la AEAT, lo que nos permite no tener que guardar las facturas que digitalizamos en papel.
Características y planes de pago de SM Veritas
La principal ventaja es que no necesitamos tener ningún programa instalado en nuestros equipos, aunque en el caso de querer utilizar alguna de las aplicaciones que necesitan firma electrónica, como el caso de eContratos o la digitalización de facturas necesitamos el certificado de firma electrónica instalado en nuestro navegador o tener todo lo necesario para poder utilizar el DNIe.
Además en el caso de la digitalización certificada necesitamos un escáner Twain, que cumpla con los requisitos mínimos de la Agencia Tributaria, instalado y conectado al ordenador desde el que queremos realizar el escaneado de los documentos y su certificación. Después tenemos la posibilidad de que los datos incorporados en la factura, como fecha, importe, IVA, etc. podemos exportarlos a una hoja de cálculo o a un archivo exportable a nuestro ERP.
Por lo que respecta a las tarifas existen tres modalidades:
Plan inicial que nos permite digitalizar facturas, reconocimiento automático, asociar documentación a las mismas y 8 GB de almacenamiento por un precio de 9,95€ al mes para un usuario. Esto está pensado para empresas que manejan un nivel de facturación de unas 2300 facturas al año, más o menos.
Plan asesorías que aumenta el espacio de almacenamiento a 160 GB, la posibilidad de tener varios usuarios, multi CIF y conexión vía VPN por 58,95€ al mes.
Plan empresas que además de todo lo anterior incluye la posibilidad de adaptar los procesos a medida de cada empresa.
Además por cada servicio que se utiliza se paga un extra. Por ejemplo, 0,059€ por factura digitalizada, 0,02€ por emisión de factura electrónica o 1,25€ por cada contrato electrónico, que son un añadido al propio servicio de gestión documental. Lo que ya no parece lógico es que se pague un extra por un backup de seguridad, a razón de 0,7€/GB, algo que en una modalidad de Software como Servicio debería ser automático.
¿Merece la pena la gestión documental en modalidad SaaS?
Quizás esta es la gran duda que puede surgir a muchas empresas. ¿Nos llevamos toda nuestra documentación a la nube? Existen otras soluciones de gestión documental que igual nos pueden ayudar a tener la documentación siempre accesible, pero en nuestro propio servidor web, como el caso de Knowledge Tree, al igual que otras alternativas para digitalizar las facturas, incluso alguna de ellas gratuita, como .
En estos casos la gran ventaja es no tener que preocuparnos por la administración de la aplicación y podemos concentrarnos en la gestión documental y no en la herramienta con la que vamos a realizar esta tarea, algo que es inherente al modelo de negocio del SaaS. Aquí también tenemos otras alternativas que pueden ser interesantes como DigitalDocu, que en su versión básica es algo más cara, pero sin embargo, es más flexible en sus opciones de instalación para los clientes, ya sea en local, en nube híbrida o cloud puro.
Más información | SM Veritas En Tecnología Pyme | Cinco claves para elegir un buen gestor documental en la empresa