Tres soluciones para llevar el registro horario de los empleados sin volverte loco
La obligación de fichar y mantener los horarios de trabajo disponibles para los trabajadores puede ser un problema para muchas organizaciones. Las más grandes hace tiempo que tienen controles de acceso que a su vez les sirven para llevar un control horario. Pero las pequeñas ya es una cuestión diferente. Por eso vamos a ver tres soluciones para llevar el registro horario de los empleados sin volverte loco.
Porque por pequeña que sea la empresa, a poco que tenga un mínimo de rotación de personal la cosa puede que no sea tan sencilla como parece. Si a esto le sumamos trabajo a turnos, bajas que hay que cubrir, etc. la cosa se puede complicar mucho más de lo esperado.
Soluciones biométricas o de proximidad, tu huella es insustituible
Para las empresas que tienen una oficina o sede central donde acuden los trabajadores cada día para iniciar su jornada lo más indicado es una solución biométrica o de proximidad. Se trata de un hardware, un lector de huellas o tarjetas, en las que el trabajador tendrá que indicar la entrada y la salida de las instalaciones de la empresa.
Dicho registro permanecerá dentro del lector y se gestiona a través de un software, de manera que la empresa tiene los registros, puede gestionar incidencias que surja, (un empleado que se marcha sin fichar la salida) y garantiza la protección de datos en caso de que se utilice la huella parar fichar. El uso de la huella garantiza que otro empleado no pueda realizar el fichaje de entrada o salida de un compañero.
La gran ventaja de esta solución es su coste, que se amortiza más rápido a medida que el número de trabajadores aumenta. Su gran inconveniente suele estar en los trabajadores en movilidad o que teletrabajan, ya que no se puede acudir a la oficina para realizar el fichaje.
Soluciones informáticas, perfectas para empresas con usuarios en movilidad
Esta carencia es la que vienen a cubrir aplicaciones informáticas. Se trata por lo general de una solución adecuada para aquellos usuarios que trabajan delante de un ordenador o tienen un teléfono móvil con la app de fichaje instalada.
Normalmente se registra la entrada y salida del trabajo mediante un código. Después, dependiendo de la aplicación nos permitirá hacer más o menos cosas. Las hay que nos ayudan a llevar un control de horas para proyectos, además de los fichajes, gestión y petición de vacaciones y días libres, geolocalización para empleados móviles, etc.
Su gran desventaja respecto a un hardware específico de fichaje por huella o proximidad es el coste. A medida que aumenta el número de empleados es más complicado, y mucho más oneroso para la empresa, mantener un sistema de este tipo. Un ejemplo sería para una empresa de 50 empleados un coste de entre 200 a 800 euros al año, dependiendo de la funcionalidades de cada uno.
La hoja de cálculo y la firma, rudimentario pero efectivo
Por último tenemos un sistema rudimentario pero efectivo, que consiste en reflejar en una hoja de cálculo las horas diarias de cada trabajador, junto con su firma. El problema de este sistema es que es demasiado manual. En un momento en el que las empresas están intentando huir del papel, puede que no sea el más adecuado.
Es adecuado para empresas pequeñas que tienen horarios fijos. Por ejemplo, una micropyme de 7 empleados que todos trabajan de lunes a viernes de 9 a 5. No es necesario firmar las horas todos los días, sino que bastaría con hacerlo una vez al mes, junto con la nómina por ejemplo.
Una alternativa para digitalizar este rudimentario control horario sería entregar al trabajador un PDF que firmara digitalmente mediante su certificado electrónico. De otra forma, al igual que se guardan las nóminas firmadas, se pueden guardar las horas realizadas.
No hay un sistema que sea infalible, pero lo cierto es que si se implanta va a suponer un aumento de las tareas burocráticas para los departamentos de recursos humanos. Para el trabajador no cambiará mucho, ya que las empresas que abusen de ellos les obligarán a firmar las horas que ellos quieran, no las que hayan hecho realmente, con lo cual se encontrarán en la misma situación si quieren seguir trabajando.
Imagen | TheDigitalWay