Las reuniones de empresa, esa gran asignatura pendiente la cual muy pocos valoramos y que en muchas ocasiones desde el punto de vista empresarial tan poco aportan al desarrollo realmente importante que tenemos que conseguir con ellas.
Normalmente los grandes directivos comentan que la mejor forma de hacer las reuniones importantes es en ambientes distendidos y relajados: campos de golf, yates, comidas o cenas; pero como seguramente no será así en la gran mayoría ¿Cómo podemos conseguir que una reunión se ejecute de la forma más adecuada posible? Normalmente para llevar a cabo reuniones en nuestra empresa tendremos que tener en cuenta que lo más importante es que sean finalmente muy productivas, por lo que los medios, el canal, la forma y la comunicación previa han de ser fundamentales para conseguir dicho objetivo.
Además debemos de tener en cuenta si hace falta realmente que nos reunamos o no, quizá y gracias a otros canales que no el verbal de una reunión podemos solventar la necesidad que tengamos y además de forma mucho más rápida.
Vamos además a desarrollar los puntos más importantes:
Decidir quienes serán los interlocutores. Quizá sea una reunión con alguien externo a la empresa por lo que también tendremos que contar con sus particularidades.
Una vez decidido el punto anterior, definir el canal por el que convoquemos la reunión a todos los asistentes para hacerles llegar la convocatoria.
Marcar horas fijas de comienzo y salida, por que aunque en ocasiones sean orientativas si nos pueden ayudar a ser más productivos teniendo el cuenta la "presión del reloj".
Tener en cuenta el fin principal por el que se celebra la reunión; el interesado, que es el que convoca la reunión deberá llevar bien el tema clave para no perder tiempo en otros puntos sin fundamento.
Hacer una conclusión final, de acuerdo con todos los asistentes a la cita y dejando claro cada uno de los puntos de forma oral, así se cerrará todo de forma más estable y cordial.
Tras la reunión pasar todo a un acta escrita y enviarlo a los interesados, es la forma correcta de que queden refrendadas todas las cuestiones que habéis tratado para que así todas las personas posean una idea concisa de la realidad de los acuerdos.
Una pautas bastante sencillas que nos ayudarán a conseguir un nivel de concentración y distribución mucho mejor para realizar reuniones y que además nos evitarán a posteriori tener que realizar contactos extra para recordar las cosas tratadas en las mismas.