El primer trimestre se caracteriza por ser el trimestre de los cierres de ejercicios sociales, juntas generales de accionistas y aprobación de las cuentas anuales del año anterior.
Recordemos que todas las personas jurídicas inscritas en el Registro Mercantil tienen la obligación legal de dar publicidad a su contabilidad y este extremo se lleva a cabo mediante el depósito de las cuentas anuales en el registro mercantil. ¿Qué información hay que incluir como mínimo? Instancia de presentación de las cuentas y hoja de datos generales de identificación. Modelo normalizado que nos lo proporciona cada uno de los registros mercantiles que existen.
Certificación de la aprobación de las cuentas anuales, conteniendo la aplicación de resultados. Extracto de la Junta General de accionistas en la que se aprobaron las cuentas anuales, así como reparto de dicho beneficio. Este modelo está sujeto a unas formalidades importantes a nivel legal y la firma de dicho documento por el administrador de la sociedad o secretario del Consejo de Administración tiene que ser ratificada por un federatario público. Las cuentas anuales propiamente dichas, que tienen que incluir: * Balance, * Cuenta de pérdidas y ganancias, * Estado de cambios en el patrimonio neto, * Estado de flujos de efectivo * Memoria. Tengamos presente que la configuración exacta de los balances, dígase normal o abreviado, así como la obligatoriedad de incluir los estados de cambio en el patrimonio neto y estados de flujo de efectivo viene impuesta por las dimensiones de la empresa. Además, si la dimensión de la empresa es importante y excede los límites impuestos por el Plan General de Contabilidad tendrá que depositar además: * Informe de gestión. * Informe de auditoría, cuando la sociedad esté obligada a auditarse o si la minoría lo solicitase. * Certificación acreditativa de que las cuentas depositadas se corresponden con las auditadas.
La responsabilidad de llevar a cabo el depósito de cuentas es una de las labores propias del administrador o consejo de administración. Si esta obligación no se lleva a cabo, se produce el cierre de hojas registrales impidiendo la inscripción en el registro de cualquier documento suceptible de inscripción, con algunas excepciones.
Por otra parte, la sociedad puede recibir una sanción económica que puede oscilar desde un mínimo de 1.200 a 300.000 euros para grandes empresas. No conozco ninguna sociedad que haya sido sancionada por este motivo, pero la ley de sociedades anónimas posibilita este régimen sancionador.
Por último, el depósito de cuentas se puede realizar mediante la presentación de los documentos físicos en los modelos normalizados o mediante presentación telemática, cuestiones que desarrollaremos en siguientes posts.
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