Apenas queda una semana para que entre en vigor la obligación de llevar un registro horario de los empleados y muchas de las empresas van a optar por el método más rudimentario, hacerlo de forma manual. Pero si nos da más trabajo ¿por qué llevar el registro horario en papel es el método favorito de las empresas?
Porque todos estamos de acuerdo en que de las tres posibilidades, un registro a través de una app o un programa informático, un modelo basado en hardware, como un sistema de fichaje por huella o tarjeta, el empleo de tornos, etc. o la hoja de firmas con los horarios, este último es el que más trabajo nos va a dar.
Ventajas del registro horario en papel para las empresas
Sin embargo las empresas ven dos ventajas que son definitivas para su adopción. No tiene coste inicial, se pone en marcha simplemente creando una plantilla con los nombres de los empleados, hora de entrada y de salida. A partir de aquí se crea una hoja por día, se realiza el resumen mensual para entregar a los empleados y dejar a disposición de Inspección y se almacenan.
La otra cuestión es que si se modifican los horarios tampoco deja rastro. Hay que admitir que esta medida se ha implantado porque muchas empresas abusan en sus horarios de los empleados, obligando a hacer horas extras luego no remuneradas. Y en otros casos pagadas extraoficialmente con el acuerdo de los propios empleados.
Este aspecto es definitivo para muchos de ellos. Si introducimos tecnología siempre quedará un rastro, por lo que si se están modificando los horarios de entrada y salida de los empleados sistemáticamente la empresa se puede enfrentar a un grave problema. Por decirlo de alguna manera, el fichaje en papel o métodos electrónicos sería el mismo dilema que cobrar en efectivo o con tarjeta.
No es que sea indetectable si se produce un fraude, ya que en muchos casos existen cámaras en los locales, que prueban las horas de trabajo que han estado los empleados trabajando u otros métodos, pero lo hacen mucho más complicado de probar en caso de una denuncia.
Porque en caso de que actúe la Inspección se pueden dar dos circunstancias, que nos pida los resúmenes que entregamos a los trabajadores, o que requise el sistema de fichaje que tenemos, ya sea físico o en la nube, para comprobar que no se está manipulando de forma intencionada. En este último caso, si se hace en papel resulta mucho más complicado de probar esta manipulación.
También es más sospechoso y más fácil cometer errores. Contar las horas manualmente de los empleados, que todos tengan una jornada regular cuando la Inspección llega y justo ese día hay varios trabajando fuera de turno. O que las hojas de firmas no estén actualizadas, lo que implica que no se está llevando el registro debidamente.
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