¿Cuanto me costaría informatizar mi empresa? Esta es una pregunta que tiene muchas respuestas, tantas como empresas en realidad, y es que las necesidades de cada compañía pueden diferir en gran medida, como de la noche al día, diría yo. Pero a todos nos gusta tener al menos una idea aproximada, que nos ayude a prepararnos para el susto, así que vamos a intentar preparar un presupuesto orientativo, algo con lo que hacernos una idea de por dónde van los tiros, aunque la realidad diferirá con toda seguridad del resultado que obtengamos.
Nos vamos a ocupar de poner al día tecnológicamente hablando a la empresa Barriletes Metálicos, S.L., dedicada a la fabricación de bidones para almacenaje de líquidos. Es una pyme, por supuesto, que cuenta con 18 trabajadores distribuidos de la siguiente forma:
- Fabricación y distribución: 10 trabajadores dedicados a la fabricación del productos en sí, recibir los materiales, preparar los envíos y distribuirlos entre los clientes.
- Administración: 4 trabajadores que se encargan de la facturación, recibir los pedidos de los comerciales, llevar a cabo la contabilidad y del papeleo en general.
- Comercial: 4 trabajadores dedicados a la venta, búsqueda de nuevos clientes, recoger pedidos, etc.
Ahora mismo únicamente disponemos de un ordenador con el que emitimos las facturas para clientes (nos hemos hecho una plantilla en Excel) y llevamos un registro de las compras y ventas que vamos haciendo. La contabilidad se lleva introduciendo los datos en un programa exclusivo para ese uso. La mayoría de los procesos restantes se llevan a mano, con lápiz y papel, y luego son incorporados en una hoja de cálculo para disponer de un mínimo control.
Nuestro objetivo es implantar un software que permita llevar una gestión integrada de todo el proceso productivo, recogiendo ofertas comerciales, pedidos de clientes y relacionándolos con las compras de materiales, control de stocks, facturación (recibida y emitida) y contabilidad, un todo en uno que cubra todas las áreas de la empresa, incluso la comercial, teniendo en cuenta que éstos van a trabajar en movilidad, no frente a su mesa.
Para no marearnos, vamos a establecer unas normas de juego, vamos a ignorar el coste de la consultoría, que sería necesario en una empresa sin recursos propios, pero muy complejo de valorar sin recurrir a un presupuesto personalizado. Remarcar que habría que sumarlo al coste total. Valoraremos el hardware necesario y el tipo de solución que podemos elegir en conjunto, pues están muy relacionados entre sí.
Elegiremos los ordenadores, decidiremos si vamos a utilizar un servidor o no, como haremos las copias de seguridad, si utilizamos una aplicación instalada localmente o nos decantamos por el software como servicio, que soluciones ofimáticas vamos a utilizar y la formación necesaria para los usuarios, junto con la conectividad por la que vamos a optar, tanto entre nuestros equipos como para el acceso a Internet, aspectos todos muy relacionados, ya que optar por uno de ellos determinará la elección del resto de las opciones en buena medida . En la próxima entrada entraremos ya en materia, centrándonos en la elección del software que vamos a utilizar.
En Tecnología Pyme | ¿Cuanto cuesta informatizar una empresa? (II): el software Foto | RAWKU5