Cuando por cualquier motivo tenemos que enviar un fax a una dirección o a una empresa acabo por pensar siempre en lo mismo, es un medio de comunicación anclado en el pasado, que habría desaparecido si todavía no siguiera en uso en muchas corporaciones. Pero aún así creo que el fax es un periférico en peligro de extinción en las empresas.
En muchos casos se mantienen hasta que tienen que ser sustituidos por problemas de hardware, en otros casos se cambian por impresoras multifunción que incluyen también esta función. Personalmente creo que hoy en día nos da más problemas que soluciones nos ofrece. Existen varias formas de poder sustituir su función con distintos tipos de soluciones.
Impresoras con buzón de correo, sustitutas para el fax
Para muchas empresas el fax representa un buzón de entrada de distintos asuntos. Es cierto que en sus inicios era así y poco a poco su función ha derivado al correo electrónico. Pero la confirmación de entrega es muy importante para muchos en sus comunicaciones, razón por la cual se siguen enviando faxes en muchas ocasiones.
Esta función la podemos sustituir de forma muy sencilla por una impresora que permita imprimir desde el exterior. Para ello es necesario que la impresora esté conectada a Internet, cosa que hoy en día resulta sencilla. Para imprimir desde cualquier ubicación las principales marcas de impresoras asocian una cuenta de correo a la misma.
Es una opción muy sencilla y cómoda para el cliente. Basta con enviar un correo electrónico con los documentos adjuntos que necesitamos imprimir. Tenemos la opción de incluir un reporte de entrega, limitar a quién abrimos el buzón, etc. Por lo que puede ser un buen sustituto del fax como punto de entrada de documentación.
Servicios de Fax por Internet
Pero a la vez las empresas también tienen que enviar documentos por fax. En estos casos las impresoras con buzón de correo no nos pueden ayudar. Pero lo cierto es que me parece un atraso tener que imprimir un documento para luego pasarlo por el fax para enviarlo. En estos casos siempre podemos utilizar un servicio de envío de fax a través de Internet.
Esta opción no es tan útil cuando tenemos la documentación en mano, por ejemplo cuando nos la entrega un cliente y tenemos que remitirla. En estos casos si utilizamos un servicio de fax por Internet necesitaremos un escáner para digitalizar la documentación que nos han entregado.
En estos casos existen muchas alternativas que podemos utilizar para enviar fax por Internet. Podemos contratar servicios wed de fax para cuestiones puntuales o por volumen de documentos. A la vez muchos de estos servicios también nos permiten tener un número de teléfono asociado por si queremos recibir faxes.
Soluciones desde luego no nos faltan, ahora cada empresa tiene que saber por qué mantiene un fax en su empresa, qué volumen de documentos recibe y envía o si le sale rentable mantenerlo. Yo desde luego soy partidario de mantenerlos por costumbre, sino de eliminarlo en caso de poder asumir otro tipo de modelo.
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