Para muchas empresas desarrollar una intranet puede resultar una cuestión que excede con mucho sus necesidades. Sin embargo, si necesitan parte de las utilidades que nos puede dar a nivel organizativo la intranet. Una buena opción para las pequeñas empresas está en el uso de un Wiki. Las posibilidades del Wiki en la empresa son tan amplias como estructurada tengamos la información.
Al fin y al cabo se trata de una opción a través de la cual podemos indexar toda la documentación de nuestra empresa. En esta sencillez radica su versatilidad, puesto que nos permite ir enlazando todo tipo de documentos a través de la misma que podemos tener ubicados en nuestro disco duro de red.
Para la creación de los Wikis disponemos de múltiples posibilidades de software a nuestro alcance donde podemos diferenciar el software que actúa en la nube y el que nos instalamos en local. En todo caso por su propia naturaleza los Wikis están pensados para el uso dentro de la empresa, no para utilizar de cara al exterior, como podría ser una web corporativa.
- Wikis internos: los tenemos instalados en nuestras propias instalaciones, ya sea en el servidor, en un recurso compartido, etc. La principal ventaja de esta opción es el control de los datos, que siempre permanecen bajo nuestra custodia.
- Wikis externos: los que tenemos alojados en la nube, ya sean bajo modalidad SaaS o no, puesto que los podemos tener instalados en nuestro espacio de hosting contratado a tal efecto y con ello siempre disponibles desde cualquier ubicación. La principal ventaja que tenemos es poder acceder desde cualquier ubicación, no necesariamente tenemos que estar en nuestras instalaciones para acceder.
Unas de las grandes ventajas que nos puede aportar el uso del wiki en la empresa es reducir el número de archivos que movemos por correo electrónico a nivel interno. Incluso si tenemos varias oficinas en nuestra empresa mejorar la comunicación dentro de nuestra organización manteniendo siempre accesible nuestra documentación.
A través de un documento alojado en la wiki podemos discutir proyectos entre varios interlocutores, realizar calendarios sencillos, organizar eventos, que de otra forma sería mucho más complicado. Al fin y al cabo, lo que buscamos es mejorar el flujo interno de la información en nuestra empresa. A la hora de implantar un Wiki es indispensable formar a los usuarios en su utilización, para lo que es necesario conocer como funcionan:
- Interfaz, es intuitiva y estructurada. En la página de inicio se encuentran todos los temas tratados.
- Editor, se trata de una opción para dar formato a los textos, añadir imágenes, tablas o listas o enlaces a otras páginas de la propia wiki. Antes de grabar la página nos permitirá realizar una previsualización de la misma.
- Historial que nos guardará las modificaciones que se han realizado en la página con el nombre del usuario y la fecha en la cual se han realizado.
- Búsquedas que nos permitirán encontrar la información que buscamos de forma sencilla y rápida. Nos permite múltiples opciones a la hora de definir los detalles de la misma.
Todo esto hacen de esta herramienta una opción imprescindible para la organización interna de la empresa. Nos facilita tener estructurada la información y en combinación con un alojamiento centralizado de archivos nos puede servir como sencillo repositorio documental. Tiene una curva de aprendizaje corta, con lo que rápidamente empezaremos a utilizarla sin mayores problemas.
En Tecnología Pyme | Sugerencias de uso para un wiki en la empresa