Pasar a gestionar de forma electrónica los procesos que habitualmente realizamos en papel es una de las asignaturas pendientes que tenemos las empresas españolas. No hablo únicamente de correspondencia, si no de cerrar operaciones que requieren de verificación de identidad de las partes que intervienen. Una solución que me ha llamado la atención y que va en este sentido es Tractis, un servicio online que nos permite crear contratos, negociar su clausulado y firmarlos a través de Internet, sin necesidad de utilizar un sólo papel para ello.
Imaginad que tenéis que firmar un contrato con un cliente o proveedor. Se redacta el contrato en el sistema, se da acceso al mismo a las partes para que lo consulten y propongan mejoras o cambios y, una vez todos de acuerdo, se procede a la firma del mismo mediante un certificado digital, obteniendo como resultado un documento que tiene la misma validez que el firmado en papel. Hemos ahorrado desplazamientos, intercambio de correos y unas cuantas hojas de papel en el proceso.
Hablando del proceso, vamos a pasar a verlo en detalle, es bastante sencillo:
- Creamos el contrato: tenemos dos posibilidades. La primera, crear el contrato desde cero o desde un documento generado mediante un procesador de textos (Microsoft Word, OpenOffice, etc.), y la segunda, utilizar cualquiera de las plantillas que ponen a nuestra disposición (aportadas por otros usuarios). Si estamos trabajando con modelos que podemos llegar a reutilizar, y que podemos guardar como plantilla privada, cabe la posibilidad de introducir variables como nombre, dirección, NIF, y demás, para que el sistema cumplimente el documento de forma automática.
- Negociando el contrato: aunque puede no ser necesario si existe un acuerdo previo, es normal que antes de la firma de cualquier contrato exista una negociación entre las partes para acabar de perfilarlo. Podemos llevar a cabo este trámite y reflejar los cambios en el documento desde el mismo sistema, creando grupos, permisos de acceso (éste puede anotar pero no modificar, por ejemplo), comparar versiones, establecer alertas cuando se produzcan cambios y adjuntar documentos, de todo vamos.
- El proceso de firma: una vez las partes están de acuerdo, el contrato se firma digitalmente, mediante un certificado electrónico emitido por cualquiera de las autoridades certificadoras que acepta el sistema, tanto españolas como del extranjero. Una vez firmado por ambas partes, el contrato ya es válido, y se almacena en los servidores de la empresa.
Hasta llegar a la firma, todo el proceso es gratuito. En el momento en que ésta se produzca, tenemos que pagar un euro por cada firma, cantidad que abonará la empresa que haya creado el contrato, los otros no pagan nada. Durante los siguientes cinco años, Tractis almacena el contrato también sin coste, y a partir de esa fecha nos cobrarán 0'01 euros por contrato y mes.
La aplicación tiene muy buena pinta, es muy económica y está planteada de forma muy simple. La pega, la habitual en estos casos, que está muy bien lo de hacer las cosas sin papel, pero todavía hay muchas empresas que o no disponen de firma electrónica o que, teniéndola, no tienen muy claro cómo utilizarla, así que las posibilidades de gestionar los contratos por esta vía, que me parece excelente, se reducen bastante. De cualquier modo, es un servicio muy interesante y una buena muestra de las posibilidades que tiene la certificación electrónica de ayudarnos a mejorar buena parte de nuestros procesos empresariales.
Vía | Moviéndonos Más información | Tractis