Cuando nos hacemos autónomos además de realizar nuestra profesión tenemos una serie de obligaciones como empresarios. La fiscalidad y contabilidad es una de las más importantes. Muchos delegan en terceros, asesorías y especialistas para que les lleven "los papeles", pero otros prefieren hacerlo ellos mismos. En todo caso es importante saber si tenemos que llevar un libro contable como autónomo y cómo llevarlo.
Las obligaciones formales en este caso vienen determinadas por el régimen fiscal elegido en el momento del alta como autónomo. Aquí podemos distinguir básicamente en tres tipos:
- Estimación objetiva o módulos: Es el régimen fiscal más sencillo donde no se requiere que el autónomo lleve una contabilidad exhaustiva.
- Estimación directa: Es la elección de la mayoría de los autónomos. Tienen que llevar libros de contabilidad, que varían en función de si utilizan el método simplificado o no.
¿Qué es un libro contable?
Un libro contable es un documento donde la empresa o los autónomos puedan llevar una contabilidad ordenada que les permita seguir cronológicamente todas sus operaciones administrativas y mercantiles registradas.
No tenemos que tener el concepto de libro como algo físico. Hace ya muchos años que los libros como tales, donde el contable apuntaba de forma manual las entradas y salidas de dinero ya no se utilizan. Hoy en día son programas de software los que nos permiten dar de alta las facturas de venta, compra e inversión y después, descargar los libros contables obligatorios en formato excel o csv, que en el caso de las empresas más grandes o sociedades tienen que presentar en el Registro Mercantil.
Los libros debemos conservarlos cuatro años a efectos fiscales, y seis a efectos mercantiles, incluso si nos hemos dado de baja como autónomos. Por eso tendremos que tener una copia siempre a buen recaudo de esta información.
¿Cómo debe llevar un libro contable un autónomo?
Como hemos comentado anteriormente los autónomos que están acogidos al sistema de módulos no tienen que llevar libros contables. Esto no implica que no deben conservar facturas emitidas o pagos realizados que en algún momento podría requerir la Agencia Tributaria.
Libros si tributamos por estimación directa simplificada
Para los autónomos acogidos al régimen de estimación directa simplificada los libros obligatorios son:
- Libro de ventas e ingresos, que es una sucesión cronológica de las facturas emitidas. La numeración debe ser correlativa y solo se puede cambiar cada inicio de año.
- Libro de compras y gastos, donde debes registrar todas las facturas de compras y gastos que has recibido en tu negocio y que tengan una relación directa con la actividad comercial y económica que desarrollas. Aquí no existe obligación de que la numeración sea correlativa, puesto que no somos nosotros los que emitimos la factura.
- Libro de bienes de inversión, donde se registran las facturas de los bienes y servicios adquiridos para el inmovilizado material o inmaterial de tu negocio y que tengan una vida útil superior a un año. Puede ser un ordenador, una silla o un vehículo.
Libros si tributamos por estimación directa normal
Para los autónomos acogidos al régimen de estimación directa normal los libros obligatorios son:
- Libro diario, es necesario realizar uno cada año de actividad económica. Comienza con un asiento que refleja la situación económica de la empresa al iniciar la actividad y va recogiendo todas las operaciones a lo largo del año. Igualmente se cierra con una anotación que refleja la situación de la empresa a final de año. Se requieren conocimientos de contabilidad para llevarlo correctamente.
- Libro de cuentas anuales, es el más importante puesto que va a reflejar del balance de la situación inicial de la empresa, balances trimestrales de sumas y saldos, un inventario de cierre de ejercicio, las cuentas anuales y la memoria del ejercicio.
La mayoría de los autónomos que están en este régimen delegan en asesorías o despachos especializados para que lleven sus libros, independientemente de si tienen o no a alguien en administración que se ocupa del día a día de la empresa.
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