La regularización de existencias es una operación que la mayor parte de las empresas debe realizar al cierre del ejercicio. En ocasiones se pasa por alto esta operación por asociar el término con la tenencia en reserva de artículos destinados a la venta. Esto es un error. Las existencias se definen como los “bienes poseídos por la empresa para su venta en el curso ordinario de la explotación, o bien para su transformación o incorporación al proceso productivo”. Esto significa que cualquier elemento que utilizamos para producir o para prestar un servicio puede tener la consideración de existencia.
Las existencias se diferencian del inmovilizado en que éste último debe permanecer en la empresa durante más de un ejercicio, mientras que las primeras se renuevan constantemente, formando parte del activo circulante. Según el proceso productivo de la empresa, podemos distinguir distintos tipos de existencias.
- Mercaderías o existencias comerciales. Bienes que la empresa vende en el mismo estado que las compra, sin transformación. Cualquier comercio al por menor dispone de este tipo de artículo.
- Materias primas. Elementos utilizados para fabricar un producto. No se venden, sino que se transforman para crear bienes que la empresa vende. Una panadería utiliza la harina como materia prima, aunque también puede ser una mercadería si la destina a la venta.
- Otros aprovisionamientos. Son existencias que no se transforman en bienes, sino que se utilizan para producir o para prestar un servicio. Podemos citar los combustibles, herramientas, embalajes…
- Productos en curso. Productos que se encuentran en fase de fabricación al cierre de ejercicio, como un vehículo que tan solo tiene el esqueleto.
- Productos semiterminados. Son productos fabricados por la empresa que se encuentran en un estado avanzado, como un mueble al que le falta el barnizado.
- Productos terminados. Producto final que constituye el objeto de la actividad empresarial.
Subproductos (productos accesorios en relación a la fabricación principal, como en el caso de una bodega que vende también vinagre), residuos (materias de deshecho derivadas del proceso productivo, como el serrín) y materiales recuperados (residuos reutilizados como las virutas de los muebles para hacer aglomerado).
Las mismas existencias pueden tener distinta clasificación dependiendo de la actividad productiva de la empresa que las utiliza. Su valoración de entrada será el precio de adquisición (importe de la factura sin IVA, más todos los gastos que haya generado la operación: transportes, seguros..)deducidos los descuentos, salvo los de carácter financiero. Si se tratara de productos elaborados por la empresa se valorarían por el coste de producción (coste de materias primas y materiales, mano de obra..). Las salidas se valorarán a precio de venta. Existen diferentes métodos de valoración contablemente aceptados: el precio medio ponderado, método FIFO, método LIFO. Cada empresa puede adoptar aquél que mejor refleje la realidad de su stock.
Al cierre del ejercicio hay que dar de baja las existencias que estaban almacenadas al comienzo del mismo y de alta las que hay en ese momento según el inventario previamente realizado. Un correcto ajuste en la cuenta de mercaderías es de gran importancia, ya que incide en el resultado del ejercicio. Si el importe de esa cuenta al cierre del ejercicio es superior al existente a su comienzo, tendremos una variación positiva que se reflejará en un mayor beneficio a efectos contables y fiscales. A su vez, si la variación fuera negativa, el resultado de explotación mermaría con el consiguiente efecto en la base imponible del Impuesto sobre Sociedades.
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