Muchos de los empresarios que empiezan un negocio no suelen hacerse esta pregunta al principio de su andadura, ya que normalmente se trata de una cuestión que les asalta pasado un tiempo, durante los primeros años, o ante el primer problema con Hacienda. Y es que, aunque hay mucha gente que lo guarda todo “por si acaso”, hay otros que por no saberlo meten la pata.
Y es que archivar la documentación y conservarla durante cierto tiempo es una de las principales obligaciones del empresario, ya sea en formato papel o en digital. Por esta razón, sin quererlo, cobra mucha importancia lo organizada que sea y los medios de archivado y conservación que quiera emplear una empresa.
En este sentido, debemos de tener en cuenta que en estos últimos años, con la normalización en el uso de software de facturación se le facilita al empresario todo el proceso de digitalización y archivado digital de buena parte de la documentación empresarial, pero que no quita para tener claro cuánto tiempo debo conservar mis libros contables y cómo podría ahorrar en su mantenimiento.
¿Cuánto tiempo debo conservar mis libros contables?
La respuesta exacta es que debemos conservar nuestro libros contables seis años, y la podemos encontrar en el Artículo 30 del Código de comercio donde se dice literalmente los siguiente:
“1. Los empresarios conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años, a partir del último asiento realizado en los libros, salvo lo que se establezca por disposiciones generales o especiales.”
En este sentido, también es conveniente tener en cuenta algo importante, especialmente en un país como España con una elevada mortalidad empresarial, ya que cuando el empresario cierra su negocio o, por desgracia fallece, también debe cumplirse este plazo de seis años, tal y como dice este mismo artículo en el apartado 2:
“2. El cese del empresario en el ejercicio de sus actividades no le exime del deber a que se refiere el párrafo anterior y si hubiese fallecido recaerá sobre sus herederos. En caso de disolución de sociedades, serán sus liquidadores los obligados a cumplir lo prevenido en dicho párrafo.”
Igualmente, no hay que perder de vista que, según Hacienda, el periodo de conservación de la documentación es menor, siendo éste simplemente de cuatro años, ya que éste es el plazo de prescripción de las obligaciones tributarias, que empezará a contarse desde la finalización del periodo voluntario de presentación de la declaración o autoliquidación correspondiente a ese ejercicio.
Pero, ¿Qué documentación tengo que guardar de mi empresa?
Respecto la documentación que tenemos que guardar sería la siguiente:
- Los libros obligatorios, como el diario, el inventario y las cuentas anuales, que podremos obtener fácilmente de nuestro programa de contabilidad.
- Informes de auditoría si fuera el caso.
- Los libros no obligatorios, tales como el mayor o los registro de IVA o IGIC.
- Los documentos que justifiquen lo registrado en los libros de contabilidad, por ejemplo, las facturas y tickets, emitidos y recibidos o documentos bancarios.
¿Cómo puedo ahorrar en su mantenimiento?
Visto que el empresario debe tener, al menos durante seis años, mucha de la documentación de empresa rondando por tu oficina, lo mejor es tomárselo en serio desde el principio y poner los medios y recursos necesarios para hacerlo de la manera más eficiente posible.
En este sentido, la principal manera de ahorrar es trabajando con una mentalidad digital desde el principio y utilizando, por ejemplo, facturación electrónica, no teniendo esto que suponer un cambio traumático en un nuestra forma de gestionar nuestra empresa.
Actualmente existen, por ejemplo, programas online de facturación, que te permiten solucionar buena parte de los problemas de almacenamiento y archivado, permitiendo igualmente ahorro de impresión o simplemente ahorrándote disgustos ya que te permite localizar fácilmente la documentación o evitar problemas de deterioro y extravío.
Foto | Môsieur J. [version 9.1]
