En estos tiempos de crisis me he lanzado a montar una empresa y he decidido implantar una serie de directrices para minimizar los gastos tratando eso sí, de no afectar a los salarios de los empleados, para que no se disgusten y bajen el rendimiento.
Las medidas afectan a varios departamentos: Administración, comercial y logístico. Son medidas de carácter interno que buscan tener el mínimo impacto en la relación con el cliente.
Departamento de administración.
- Las calculadoras serán todas solares.
Los horarios de trabajo son variables para aprovechar al máximo las horas de luz diurna: En invierno el horario es de 8:30 a 17:30 con un descanso de una hora para comer en el comedor de la empresa. En verano el horario es de 7:30 a 11:30 y de 17:30 a 21:30, para que en las horas de más calor puedan estar en la playa tomando el sol y no gastando aire acondicionado en la oficina.
Los documentos impresos: Irán con un margen de 5 mm, (12 en el lado de la encuadernación) Impresos a doble cara Interlineado sencillo, con un tamaño de letra no superior a 10p, que se usará sólo para los títulos. Así se ahorra papel y tóner.
Anotaciones. Un Post it tiene dos caras, utilízalas. Ahorra espacio, las anotaciones en lenguaje SMS, si puedes meter cuatro notas en un mismo post it, ¿porque pones sólo una? Los partes de trabajo también irán en lenguaje SMS, no uses dos hojas para describir lo que has hecho si lo puedes hacer en una.
Uso del teléfono. Los avisos a los empleados se darán por SMS, no hace falta hablar con ellos dos minutos para decirles a donde tienen que ir, y que te tengan al teléfono cinco minutos por mala cobertura. Nada de llamar al receptor de un fax o un email para ver si lo ha recibido, para eso existe la confirmación de lectura. No se permiten llamadas personales de más de un minuto desde el teléfono de la empresa, no hace falta más tiempo para decir si sales o no a la hora, las explicaciones se las das después, o que llamen ellos.
Uso del Fax. Limitado a cuando no quede más remedio por la obsolescencia de medios del receptor, escanear y enviar por email será siempre la primera opción.
Ordenadores. No apagar los ordenadores al terminar, ponerlos en hibernación, así al arrancar estarán donde los dejaste, con los mismos programas abiertos, tarda menos en arrancar y puedes empezar a trabajar donde estabas sin gastar electricidad tontamente mientras arrancan los programas. Apagar la pantalla completamente.
Departamento comercial.
- Los vehículos de los comerciales se sustituyen por abonos al transporte público.
- Uso del netbook. Las promociones van en powerpoint o Pdf, se las mostráis en pantalla, o conectáis el netbook a una pantalla que tenga el cliente. Los pedidos se hacen en el programa, se imprimen en PDF y se envían por email. Buscar alguna cafetería con wifi gratuito cerca al local del cliente, y enviar desde allí los emails, guardar la clave y ya no tendréis que entrar en la cafetería más.
Departamento logístico.
- Uso del vehículo de empresa. Estamos estudiando implementar un sistema de velamen, que nos permita en días de viento circular con el motor apagado, para eso era el curso de vela al que os mandamos. El vehículo debe permanecer apagado mientras se carga y se descarga el material. Los pedales que tiene a sus pies el copiloto sustituyen al motor de arranque, en el semáforo apagas el coche, cuando se ponga en verde, el compañero pedaleará y el coche arrancará de nuevo. Conviene que piloto y copiloto intercambien posiciones si se circula mucho en tráfico urbano. El GPS que incorpora es sólo para que nosotros sepamos dónde estáis, no indica los radares, ni los itinerarios. La pantalla debe ir apagada.
En Pymes y Autónomos | Humor
Imagen |Germán R. Udiz