Después de analizar cuáles eran las mejores prácticas a la hora de mandar un correo electrónico en lo que se refiere a la cabecera y de la manera de establecer el destinatario y las personas que han estar informadas de la comunicación, quizá la parte más importante de todo mensaje sea su contenido.
Y es que, aunque parezca una obviedad, el cuerpo todo mensaje es lo que finalmente leen todos los destinatarios del mismo, y por tanto ha de estar en un lenguaje perfectamente entendible para todo el mundo. Esto no siempre sucede, por lo que en ocasiones la comunicación pierde su esencia. El cuerpo del mensaje es más que importante.
Lo importante de todo mensaje es sintetizar de manera óptima lo que queremos dar a entender. Enviar un mensaje extenso y sin contenido hace que el receptor del mismo necesite información adicional, reduciendo la eficacia de la comunicación. El mensaje ha de ser breve, y en la medida de lo posible, con un amplio contexto; si aún así, el mensaje sigue siendo largo, lo mejor es dividirlo en varios párrafos para que sea más fácil de leer.
También es conveniente enviar el mensaje de manera profesional, sin faltas de ortografía y sin omitir letras en las palabras (como en ocasiones sucede en los sms), aunque se esté enviando entre dos personas con confianza. Tengamos en cuenta que no sabemos quién va a recibir ese mensaje en el futuro mediante reenvíos. Además, si prevemos que el mensaje puede ser recibido por alguien que no entiende español, es conveniente que lo enviemos en inglés o en otro idioma, aunque en primera instancia la comunicación sea con una persona de habla hispana.
En el lenguaje no verbal, es muy difícil identificar cuál es el tono del emisor del mismo. Aunque no parezca profesional a priori, el uso de emoticonos (o smileys) puede ayudar a relajar el tono del mensaje. De todos modos, siempre tendremos que usarlos de manera aislada y nunca abusar del uso de ellos, ya que puede dar la sensación de mensajes con tonos demasiado distendidos, cuando en realidad no es así. De todas maneras, nunca se deberían utilizar en mensajes profesionales en la comunicación con clientes, por ejemplo.
Por último, antes de enviarlo, lo mejor es leerlo otra vez, y si es posible en voz alta, para ver si realmente estamos enviando lo que realmente queremos dar a entender. Si consideramos que alguna parte está redactado en tono demasiado coloquial, lo mejor es profesionalizarlas. Todo sea para que el mensaje llegue de forma correcta a sus destinatarios, y la comunicación sea eficaz.
En Pymes y Autónomos | ¿Cómo redactar un email de forma correcta? (I) : la cabecera del mensaje Imagen | Pacdog