A veces la empresa es reacia a adoptar nuevas tecnologías. Pero cuando lo hace y le son útiles las usa tanto que a veces se vuelven completamente improductivas. Este puede ser el caso del correo electrónico una de las aplicaciones informáticas que han cambiado la empresa. Porque hay un antes y un después en la comunicación, tanto a nivel interno como externo, de la llegada del correo electrónico.
En estos días vamos a ir haciendo un repaso de algunas aplicaciones comunes en las empresas y sin las cuales la empresa no sería lo que hoy en día es. Aplicaciones como el correo electrónico, las ofimáticas o el ERP, por poner algunos ejemplos. ¿Os imagináis como sería la vida de muchas empresas si no tuvieran una hoja de cálculo?
Escribe en local y conéctate para enviar
El correo electrónico ha ido siempre de la mano del cliente de correo de escritorio, Outlook, Thunderbird o cualquier otro. La gran ventaja que tenían los clientes de correo al principio era que nos permitía conectarnos y recibir todo el correo. A partir de aquí desconectábamos y comenzábamos a gestionarlo. Era la época en la que la banda ancha significaba tener un módem de 56 Kb, en el mejor de los casos.
En local, se leían los correos, se redactaban las respuestas y se dejaban todo listo para enviar de nuevo. Y cuando todo estaba listo nos volvíamos a conectar para enviar los mensajes, y a veces volver a recibir otros nuevos. Esta es la época en la que los clientes de correo son lo reyes indiscutibles en las empresas. Además, permiten administrar más de una cuenta de correo a la vez, algo que empieza a ser demandado por muchas organizaciones.
Con las mejoras de las comunicaciones el uso del correo no cambia de forma sustancial. Muchas empresas utilizan líneas RDSI para tener conexión contínua, pero de una velocidad baja. El uso intensivo del correo, tanto en el ámbito interno como externo, comienza a saturar las líneas que demandan una mayor velocidad.
Los adjuntos y las capacidades de los buzones
Poco a poco el tamaño de los archivos que vamos compartiendo por correo electrónico es mayor. Y la capacidad de los buzones de correo se va quedando pequeña, al igual que en el caso del tamaño de los gestores de correo y los inbox que pueden manejar. Las empresas tienen que ir adaptándose y comenzar a eliminar los correos innecesarios.
Pero también manejar de una manera inteligente los archivos. Mejor enviar un enlace a la ubicación en el servidor de un archivo, que el propio archivo, cuando nos dirigimos a un grupo de remitentes que son de nuestra empresa. Mejor enviar el archivo sólo a una persona de la empresa, a un correo de grupo por ejemplo, y que sea esta la encargada ya de distribuirla en la red interna. El abuso de los adjuntos ha hecho crecer de manera exponencial los buzones.
El spam, el gran enemigo
Pero también el correo ha tenido problemas. El spam ha sido casi desde sus inicios su gran enemigo. Y las empresas se han gastado millones en filtros para evitar el correo no deseado que colapsaba sus servidores, y hacía perder mucho tiempo a sus empleados. Hoy en día ya podemos decir que el spam ha dejado de ser un problema para la mayoría de las organizaciones.
Pero no sólo el spam externo, sino también el interno. Las presentaciones de PowerPoint con gatitos y monetes, los correos en cadena para salvar a no se que animal en peligro de extinción, niños enfermos en lugares remotos o el fin del mundo Maya. Todos estos correos han hecho un poco más ineficiente el correo electrónico en la empresa.
La llegada de la banda ancha y el webmail
Con la llegada y popularización de la banda ancha una de las cosas que deja de tener importancia son los clientes de correo electrónico. Sobre todo cuando se administra una sola cuenta. Para muchos autónomos mejor usar Gmail, que configurar esta cuenta en Outlook, por poner un ejemplo que muchos conocemos.
Pero también en las empresas se comienza a utilizar directamente la versión web del correo. Ya sea porque viajamos y no queremos tener descargado el correo en el portátil o porque la misma cuenta la utilizan varias personas, caso de los correos de grupo, lo cierto es que cada vez se ve más la gestión del correo a través de su interfaz web.
La movilización, el último hito
Y el último hito ha sido la movilización del correo electrónico. Ha llegado de la mano de la banda ancha móvil. Antes existían sistemas muy eficientes para la gestión del correo, como los que tenían BlackBerry o Windows Mobile. Pero los smarphones han cambiado este panorama. Ahora la conexión a Internet desde el móvil hacen que el correo sea un elemento más pero no el único alrededor del que gira el teléfono móvil.
En todo caso el resultado es que el correo ahora va siempre en nuestro bolsillo. Vivimos en un mundo hiperconectado. Y gestionamos el correo desde cualquier lugar y casi cualquier tipo de dispositivo. Por una parte la gestión desde el móvil nos ha enseñado a ser más concisos. Respuestas breves y al grano, de manera que no nos hagan perder mucho el tiempo.
Por otro lado, hace que el correo cada vez sea menos asíncrono. Antes enviábamos un correo y sabíamos que tardarían en contestarnos. Ahora si a los cinco minutos de enviado no tenemos respuesta empezamos a ponernos nerviosos. Queremos que nos contesten lo antes posible.
Lo cierto es que hoy en día el correo se está volviendo complicado de gestionar. Y muchas empresas están buscando nuevas fórmulas de comunicación. Las redes sociales a nivel interno son el último intento para hacer que el correo se aligere y vuelva a ser útil en la gestión y deje de ser una carga para la misma. ¿Lo conseguiremos? Creo que ese es el reto para los próximos años.
En Tecnología Pyme | Es imposible acabar con el correo electrónico en la empresa
Imagen | therichbrooks | edans