Mañana es el lanzamiento oficial por parte de Microsoft de Office 365 pero antes de comentar todos los detalles del servicio a nivel de suscripciones, quizás a muchos les interesará saber cómo funciona Office 365 a nivel administrador para saber qué posibilidades tiene un servicio de este tipo para su empresa. Porque sobre todo Office 365 es un servicio enfocado en las empresas.
Vamos a tratar de analizar Office 365 desde el punto de vista del administrador, viendo que funcionalidad tiene el servicio para crear nuevos usuarios, asignar licencias, distribuir credenciales a nuevos usuarios y administrar la configuración del servicio. Estas serán las funciones principales del administrador y para ello vamos a ver los pasos básicos que debe seguir el administrador para poner en marcha el servicio.
Administrar un dominio en Office 365
Por defecto al darnos de alta en Office 365 se nos creará un dominio del tipo nombre_empresa@onmicrosoft.com que nos puede servir para ámbito interno, pero que sería mejor utilizar un dominio propio. Si ya disponemos de uno podemos agregar nuestro dominio a Office 365. Para que nos funcione correctamente deberemos crear los registros DNS en el registrador de nombres de dominio al que hemos adquirido el nombre para enrutar el tráfico del dominio a los servicios de Office 365, como los registros DNS necesarios para enrutar el correo entrante a Microsoft Exchange Online.
Si ya poseemos un alojamiento web para nuestra página web podemos continuar manteniendo la web en otro proveedor después mover otros servicios a Office 365. Una vez completado todo el proceso la actualización tarda unos 15 minutos en surtir efecto. Pero pueden pasar hasta 72 horas hasta que el registro DNS que haya creado se propague por el sistema DNS, aunque no suele ser tanto el tiempo que tarda en estar operativo.
Una cuestión que debemos tener en cuenta es que si usamos actualmente dominios personalizados en Microsoft Business Productivity Online Standard Suite, no podrá agregar los mismos dominios a Office 365. Unas pena, porque seguro que más de una empresa piensa en migrarse de un servicio a otro.
Creación de usuarios en Office 365
Este sería uno de los primeros pasos para empezar a funcionar con Office 365. Necesitamos crear un perfil de usuario que defina cómo y a qué aplicaciones puede acceder, qué permisos tendrá para poder editar archivos, qué cuota de buzón de correo le asignamos, etc. Para ello Office 365 dispone de un panel completo y sencillo que nos ayuda en esta tarea.
Deberemos completar el proceso indicando los datos básicos, como serán el nombre de usuario y el nombre que mostrará el usuario, con el cual se identificará en el acceso a Office 365, quedando de la siguiente manera nombre_usuario@dominio.onmicrosoft.com. Podemos completar toda una serie de datos extras como teléfonos, ubicaciones, etc. Lo siguiente que tenemos que definir son los permisos de usuario, si le damos permisos de administración o no. Además hay que establecer su ubicación en un país. El paso siguiente es establecer a que servicios tiene acceso, por defecto Lync, Exchange y SharePoint.
El sistema creará el usuario de forma automática y asignará una contraseña de primer uso. Si queremos puede enviar dicha contraseña al administrador por correo. Quizás se echa de menos la posibilidad de copiar los permisos y accesos de un usuario ya creado, pero también tenemos la posibilidad de crear usuarios de forma masiva. Para ello tenemos que crear un archivo en formato CSV. Para ello nos ofrece unas plantillas que sólo deberemos completar para crear todos los usuarios de forma masiva.
Una vez creados los usuarios podremos administrarlos desde el panel de usuarios, donde podremos editarlos y configurar de forma más precisa los permisos que tendrán tanto en Exchange como en Lync, restablecer las contraseñas o bloquear el inicio de sesión de los usuarios. En definitiva las opciones más a mano que necesitaremos en el día a día.
Configuración de Exchange
En este caso el usuario administrador además de configurar las opciones propias de cada usuario podrá hacer lo mismo con la organización o con los usuarios que tiene. Por lo tanto a la hora de configura y administrar debe elegir la opción de Yo mismo, donde configurará algunas de las opciones que tiene como usuario sobre su cuenta de correo, como su contraseña o el mensaje de Ausente de vacaciones, por ejemplo.
En el caso de administrar la organización podemos configurar los buzones de correo de los usuarios y grupos, pero también tendrá la posibilidad de crear grupos de distribución de correo, donde podremos definir si estos son públicos para todo el mundo o mantenerlos sólo para aquellos usuarios que nosotros deseemos. Así mismo podemos permitir que los usuarios se unan a dicho grupo o mantenerlo bajo nuestra administración.
También podemos añadir los contactos externos que queremos que estén disponibles para toda la organización. De esta manera podemos incluir una lista de correos electrónicos de nuestros clientes habituales y dejarlos disponibles para todos lo empleados que los tendrán disponibles como un contacto más en su libreta de direcciones sin necesidad de tener que añadirlo cada uno de ellos.
Por último, nos facilita la posibilidad de migrar los buzones de correo de Exchange que tengamos ya creados a Office 365. Para ello es necesario que el usuario tenga Exchange Server 2003 o 2007. Esta es una alternativa que sin duda organizaciones que ya utilizan Exchange en sus correos van a necesitar.
Además de todo esto podemos realizar las funciones de auditoría de correo electrónico que incluyen funcionalidades como la información de acceso al buzón del que no se es propietario, ejecutar un informe de retención por juicio, exportar los datos de los resultados de auditoría, o auditoría de los usuarios del grupo administrador. Sin duda más de una organización puede mejorar el control del correo electrónico con estos informes.
Hasta aquí estas funciones suponen una evolución de lo que ya teníamos a través de Microsoft Business Productivity Online, sobre todo en lo que se refiere a Exchange. El el próximo artículo trataremos de reseñar las principales características de Lync y de SharePoint, dos de los aspectos que pueden ayudar a muchas empresas en su organización interna de manera que consigan ser más productivas.
Más Información | Office 365
En Tecnología Pyme | Disponible la beta de Microsoft Office 365 para las empresas