Muchas son las opciones que tenemos actualmente para compartir archivos en la web, pero menos las que permiten colaborar en línea a varias personas mientras trabajan o modifican dichos ficheros. Drop.io es un servicio web cuyo foco está en la colaboración en tiempo real sobre todo tipo de archivos, y tras probarlo podemos decir que es un sistema realmente bien pensado.
En esencia es un espacio web, un lugar donde almacenar ficheros en el que podemos crear nuestro espacio virtual (para un proyecto concreto o para la empresa en general) con su propia URL, y en el que podemos ir dejando todos aquellos archivos que necesitemos compartir. Lo interesante viene con las herramientas de colaboración que incorpora el sitio y las muchas posibilidades para notificar y compartir esta información.
Cuando hablamos de tiempo real queremos decir exactamente eso, en el momento en el que cualquier usuario realiza un cambio (añade una nota, sube un archivo, etc.) el resto ve la modificación en la página. No hay esperas ni sicronizaciones de por medio más allá del tiempo que tarda en subir el archivo y estar disponible.
Tiene algunas pegas, como la falta de un sistema de control de versiones que ayude a estar al tanto de las modificaciones que podamos hacer en los archivos y la imposibilidad de previsualizar determinados tipos de fichero (documentos de Word, por ejemplo) que lo harían mucho más práctico. Otro aspecto que deberían mejorar es el tema de los perfiles de usuario. Solo hay dos, invitado y administrador, y aunque podemos decidir que es lo que pueden hacer los invitados (ver contenido, subirlo, borrarlo, etc.), se hecha de menos tener más perfiles a nuestra disposición. Eso sí, en las versiones de pago este tema está mucho mejor desarrollado.
Lo más atractivo es el sistema de notificaciones, que podemos automatizar para que nos avise si se ha producido algún cambio, el chat, presente en todas las páginas y siempre a mano para una conversación rápida, y la posibilidad de enviar contenido o notas al sitio a través del correo electrónico, probablemente el mejor sistema para utilizarlo desde teléfonos móviles o agendas electrónicas con acceso a este servicio.
Es también muy potente en cuanto a las opciones para compartir la información, podemos enviar enlaces al contenido, embeberlo en una web, suscribirnos a un feed RSS y demás, útil para estar al tanto de las actualizaciones o facilitar acceso a los documentos que estamos elaborando a alguien externo al grupo (un cliente, por ejemplo).
Podemos probarlo de forma gratuita, aunque con un tope de 100 MB en el almacenamiento y algo limitado en cuanto a opciones de administración. Si nos ha gustado y necesitamos más, podemos contratar alguno de los planes "premium" que ofrecen, que parten de 14 euros al mes. El diseño y la forma de trabajar con él me han parecido geniales, aunque está en inglés es realmente intuitivo y amable para el que lo utiliza. No es un gestor de proyectos, no es esa su función, pero si lo que necesitáis es trabajar sobre distintos tipos de fichero entre varias personas es una opción más que interesante.
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