Muchas veces el departamento de sistemas de una empresa son vistos como los malos de la película. Son aquellos que limitan el uso que hacemos de determinadas herramientas en aras de la seguridad y la estabilidad del sistema, pero también del acceso a Internet para mantener la productividad. Pero ¿por qué es visto el departamento IT como los malos de la película en la empresa?
Tengo que decir antes que nada que mi trabajo ha estado ligado a este departamento a lo largo de mi vida profesional durante bastantes años, en distintas áreas y con distintos grados de responsabilidad. El objetivo siempre ha sido más o menos el mismo, mantener la continuidad del negocio.
Denegación de todas las peticiones
Por defecto, ya sea un acceso a Internet o el uso de determinadas aplicaciones no corporativas, el departamento de sistemas de la empresa no permite utilizarlas. El empleado está acostumbrado a administrar sus propios dispositivos y equipos en su hogar y muchas veces pretende hacer un uso similar en el trabajo, sin pensar en las consecuencias que puede tener para la seguridad o estabilidad del sistema.
Aquí se pueden dar dos escenarios. El no a todo, que justificado en estas dos premisas, estabilidad y seguridad, supondrán una inmovilidad y una estructura de trabajo muy rígida, donde hoy en día acabarán afectando a la productividad de los empleados, que muchas veces necesitan herramientas que están a su disposición de forma gratuita pero a las que no les damos acceso en la empresa por uno u otro motivo.
El otro escenario es el departamento IT que tiene todo cerrado pero que tras una petición aprobada por el responsable directo del trabajador procede a facilitar dicha herramienta, ya sea el uso de redes sociales o un acceso al almacenamiento online, etc. Mientras esté debidamente justificada por motivo laborales no debería haber ningún problema.
En este sentido hay que trabajar de forma muy ágil, si se necesita acceso a un página o a una herramienta que no tenemos, se solicita y una vez aprobada se instala o se abre el acceso, según el caso. Es importante que esté documentado y que tanto su responsable como el departamento IT den su visto bueno, porque muchas veces se solicitan programas que necesitan un licencia o se incurren en unos costes que no tienen un retorno de la inversión claros.
Porque aquí debemos saber que el departamento de sistemas cuenta con una serie de herramientas que le facilita la empresa, y muchas veces, no se aprueban determinados accesos a aplicaciones no porque sean inseguros o afecten a la estabilidad del sistema, sino porque se incurre en una inversión que no está aprobada.
Jugando al gato y al ratón con los usuarios
También depende mucho del tipo de empleados que tenga la empresa. Aquí te puedes encontrar de todo, desde usuarios que buscan herramientas que les ayuden a ser más productivos a otros que lo que buscan es sencillamente trabajar menos o cómo pueden perder el tiempo en el trabajo.
El problema es que muchas veces se establecen políticas de café para todos, cuando no es justo. No es lo mismo alguien que solicita acceder a Dropbox para acceder a una presentación que tiene que hacer y que tiene allí guardada porque la preparó en su casa, que el que te solicita que le instales VLC para poder ver sus vídeos caseros o un película que se ha traído, que de todo hay.
Luego están los que por desconocimiento pueden poner en peligro la seguridad del sistema y la continuidad del negocio, pero también los que sabiendo que lo que están haciendo puede suponer un grave problema, lo intentan hacer igualmente, porque lo que quieren es salirse con la suya.
No es fácil estar en el departamento IT, entre unos responsables que muchas veces están limitando presupuestos para nuevas herramientas, que tienen el personal justo para el mantenimiento del sistema y no permiten que se realicen pruebas con nuevas herramientas o programas que puedan mejorar la productividad de la empresa. Por otro lado unos empleados que los ven como los malos de la película, el que no me deja acceder a Internet, que me limita mi productividad, etc.
Muchas veces el problema no es del departamento de sistemas, sino más bien de cómo se ha planificado por parte de la dirección este departamento, de la estructura que tiene, sus funciones y las prioridades que se han marcado. Es la empresa la que muchas veces limita la capacidad de acción del propio departamento de sistemas.
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