Muchos profesionales utilizan herramientas de uso gratuito que conocen y generalmente ya empleaban antes de dar su salto al ámbito de empresa. Quizás una de las más extendidas sea Dropbox, el servicio de almacenamiento de archivos en la nube que ahora lanza Dropbox Professional, una herramienta para mejorar la gestión de archivos para freelances.
Se trata de una evolución que incorpora algunas novedades muy interesantes. Está pensada para trabajadores autónomos, que no están dentro de una organización y no necesitan Dropbox Business pero va un paso más allá de Dropbox Plus, con nuevas herramientas pensadas para profesionales que pueden ser muy interesantes.
Empezando por Showcase, una herramienta que va a permitir crear o presentar contenido a los clientes y realizar un seguimiento. Se puede crear un documento, incluir tu logo de empresa, compartir con los clientes y, lo más interesante a mi juicio, ver cómo han interactuado con tu documento, si lo han abierto, si se ha descargado. Por supuesto hay opción de que introduzcan comentarios, pero puede ser una buena forma de pedir feedback de forma rápida, y sobre todo, muy cómoda para el cliente.
Esto se complementa con la posibilidad de tener un control de versiones durante los últimos dos cuatro meses de vida de un documento. Esta es una opción muy interesante ya que nos permite volver atrás con esos clientes indecisos que muchas veces no saben con qué versión de un documento se quedaban, si con la última que les presentamos o la que nos pidió modificaciones hace un par de semanas.
Además se suma 1 TB de espacio en la nube, con un mayor control de las opciones para compartir, algo lógico siendo esta una herramienta enfocada a facilitar el uso de documentos por los clientes del profesional que ha contratado el servicio. También añade sincronización inteligente de archivos, de manera que si no tenemos espacio suficiente en el dispositivo donde está instalado Dropbox, podemos especificar que solo se guarde online.
El precio de Dropbox Professional es de 199 euros al año, el doble que el servicio de Dropbox Plus hasta ahora disponibles. Si lo comparamos con otros servicios para profesionales como podría ser Office 365 con correo Exchange cuyo coste anual está en torno a los 152 euros e incluye el suite ofimática de Microsoft Office instalada, un buzón de correo de 50 GB o herramientas para compartir el trabajo como SharePoint quizás resulte algo caro.
Su punto fuerte es la facilidad que se ofrece a los clientes para acceder a los documentos compartidos en Dropbox y una curva de aprendizaje muy corta. Los informes de visualización son un extra también muy interesante para atraer al usuario profesional que ya usa Dropbox Plus. Las opciones de Microsoft o también las de Google quizás no sean tan sencillas para todos los clientes, especialmente aquellos que no tienen una relación con las tecnologías especialmente fluida.
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