Una de las cuestiones que suele dar muchos quebraderos de cabeza a la mayoría de los responsables de IT es la convivencia en las empresas de OpenOffice y MS Office. Llevar a cabo una migración entre ambos puede ser una dura tarea pero más aun lo es la convivencia de ambos sistemas, con lo cual muchas veces toca decidir en la migración a OpenOffice, ¿todos o ninguno?.
No vamos a entrar aquí quien tiene la culpa de que ambos formatos de archivos no sean totalmente compatibles y quién respeta el estándar y quién no. La cuestión es que hoy en día cuando se abre un documento creado con MS Office con OpenOffice y viceversa puede que existan ciertas variaciones sobre el formato original.
Por eso cuando se lleva a cabo una migración en una empresa de una a otra suite, que normalmente se produce para pasar a OpenOffice, tenemos que tratar de hacerlo todos a la vez, de manera que de un departamento a otro al pasar documentos y tratar la documentación interna de la empresa no se produzcan discordancias.
Siempre habrá necesidad de que alguien tenga una versión de MS Office, sobre todo si estamos constantemente tratando con documentación que nos envían de otras empresas, pero no es necesario que lo tenga cada uno de los empleados. El ahorro en costes de licencias puede ser muy importante. OpenOffice cumple con un 90% de las necesidades de las empresas.
No hay que ser radicales ni cerrar las puertas a MS Office sino que la inversión en licenciamiento debe ser cubierto en basa a una mejora de la productividad respecto a OpenOffice. Si el departamento de contabilidad necesita Excel no hay mayor problema en ponerlo, pero tiene que estar debidamente justificado en base a una necesidad real y una mejora de procesos.
Por otro lado, todo proceso de migración debe ir acompañada de una formación adecuada en el nuevo producto. Muchas veces las carencias de OpenOffice son más en formación de los usuarios que no encuentran como realizar tal o cual función que del propio programa. En este sentido la oferta formativa en OpenOffice es mucho más escasa que la que podemos encontrar con MS Office.
Podemos establecer pruebas pilotos en puestos específicos de cada departamento para ver que inconvenientes nos encontraremos en la migración y cómo salvarlos. Una vez estudiadas todas las ventajas e inconvenientes de la migración será el momento de decidir si la empresa saldrá ganando con el cambio o nos quedamos como estamos.
En Tecnología Pyme | Razones por las que las empresas no utilizan OpenOffice