Cuando una pyme se ha digitalizado muchas veces mantiene estructuras y formas de trabajo heredadas del pasado. Una de ellas es la forma que tienen de estructurar la documentación. Los antiguos sistemas de carpetas y archivos son los que se implantaron al comenzar a trabajar con ordenadores, pero hoy en día son insuficientes. Por eso el gestor documental en la pyme es una herramienta básica en el mundo digital, al menos si lo que deseamos es mejorar la productividad.
Uno de los principales problemas del mundo digital es que la información ya no ocupa espacio físico. De esta forma se guarda mucho más de lo que se necesita. Incluso se guardan diferentes copias, diferentes versiones y al final a la hora de trabajar con esta documentación es muy complicado encontrar dónde está la información buena.
Sólo tenemos que preguntarnos, ¿cuánto tardamos habitualmente en encontrar un dato sobre un cliente? A partir de aquí es cuando podemos empezar a plantearnos si necesitamos un gestor documental o nos va a bastar con mantener cierto orden en la estructura que nosotros hemos creado. Si en alguna ocasión nos hemos pasado la mañana buscando un archivo o un dato, tenemos que pensar que necesitamos un gestor documental.
Acumular información inútil en la pyme puede hacer que econtrar lo que buscas sea un caos
Una de las principales características que debe incluir este gestor es disponer de un potente buscador, de forma que nos permita encontrar los documentos y carpetas que necesitamos de forma ágil. Además tiene que ayudarnos con el control de versiones de dichos documentos, de manera que tengamos cierto control sobre los últimos cambios introducidos en los mismos.
El gestor documental tiene que ahorrarnos tiempo, pero también va a mejorar la imagen de la empresa de cara al cliente. Se acabó eso de "lo busco y te lo miro" para dar la información en tiempo real, ya que podemos encontrar la información que nos solicitan rápidamente. De esta forma no tenemos que devolver la llamada al cliente que queda contento desde el primer momento.
El problema de guardar la información de forma manual, tal y como lo haríamos en nuestro ordenador, cuando la empresa crece, es que en la mayoría de los casos no hay nadie que vigile qué se guarda, que es de utilidad y qué no. Todo se almacena por si acaso, y esto supone una pérdida de tiempo importante a la hora de gestionar la información y encontrar lo que necesitamos.
En Pymes y Autónomos | Cinco claves para elegir un buen gestor documental en la empresa
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