En nuestro desempeño profesional existen algunas tareas o circunstancias que actúan como auténticos cronófagos, que no son ni más ni menos que ladrones de tiempo. Esto es así porque roban o se comen un tiempo que podríamos destinar a las labores realmente importantes y ¿acaso hay algo más importante que nuestro tiempo?
Conocer dichas circunstancias supone el primer paso para mejorar su eficiencia . Estos “ladrones” se pueden dividir en dos grandes grupos: externos e internos. Esto supone que existen factores sociales y psicológicos que nos afectan y que hay que saber gestionar para lograr una óptima gestión del tiempo. Vamos a comenzar enumerando algunos de nuestros “queridos” cronófagos externos.
Factores externos
Identificar los factores externos resulta sencillo pero neutralizarlos es algo más complicado dado su gran peso social. Pocas veces podremos evitar que un cliente consuma nuestro tiempo más allá de lo necesario o que tengamos que hacer tediosas revisiones del trabajo ajeno. No obstante existen algunos puntos en los que sí podemos actuar.
- Llamadas telefónicas: la recepción no filtrada de las llamadas telefónicas puede significar destinar nuestro tiempo a labores que no nos son propias. Si tenemos en cuenta que con el móvil estamos siendo constantemente abordados nos podemos hacer una idea del tiempo que se va perdiendo en conversaciones en muchos casos triviales.
Para ello se suele recomendar utilizar el buzón de voz para devolver las llamadas según su prioridad o los servicios de una secretaria que actúe de filtro y tome los mensajes. El teléfono es un aliado importante en la gestión de nuestro tiempo pero su utilización constante cuando no es nuestra principal actividad es desaconsejable. Abrir vías paralelas como el email nos puede ayudar a priorizar.
- Reuniones: Sean previstas o imprevistas, las reuniones son un agujero negro para el tiempo. Esto es así por la escasa preparación o la no planificación de los objetivos de las mismas. El problema, cuando se realiza con empleados, es que no solo estamos perdiendo nuestro tiempo sino también el de los demás, con trabajo presumiblemente pendiente. Hace poco hablamos de esto.
Tendríamos que evitar las que no sean realmente necesarias. En el caso de reunirnos con los clientes debemos ser directos y afables sin perder el foco respecto al tema de la conversación. Limitar el tiempo con ellos puede ser un error así que hay que actuar con sentido común.
- Interrupciones: cuando estamos concentrados en una labor y se nos interrumpe no solo perdemos el tiempo que destinemos a solventar la consulta sino también el que tardamos en volver a recuperar la concentración. Esto es extrapolable al tiempo que podemos hacer perder a los demás mientras trabajan.
- ¿Tienes un minuto?: esta pregunta la hemos escuchado todos y sabemos que puede llevarnos de 15 a 30 minutos de media. Conceder ese minuto virtual debería estar supeditado a la urgencia pero esta es imposible de descubrir sin que nos expliquen el problema. Podemos pedir al interlocutor que nos resuma la importancia del asunto pero posiblemente veamos que todo es considerado “urgente” o “importante” cuando realmente no lo es.
La opción de contar con una secretaria o habilitar comunicaciones electrónicas nos pueden facilitar el filtrado nuevamente pero tenemos que asumir que no siempre es posible y que enfría las relaciones interpersonales. Puede que nos ayuden otras respuestas típicas destinadas a conseguir algo de tiempo: “En 10 minutos estoy contigo”, “termino con esto y hablamos”, etc… eso si, mucho cuidado, podemos estar retrasando temas realmente urgentes.
- Burocracia: Aquí entramos en terreno movedizo. En muchas ocasiones no se puede hacer nada ante las relaciones con las entidades públicas con su papeleo y gestiones oficiales. Además cada vez es más común ver la burocracia dentro de las empresas y aunque nos hace perder algo de tiempo son fundamentales para la gestión de calidad. Nuestra burocracia interna puede ser controlada para evitar el exceso y el efecto cuello de botella pero respecto a la externa… poco se puede hacer.
¿Solución
No siempre existen aunque las que hay se basan en organizar nuestras relaciones. Con nuestras habilidades sociales podremos manejar en mayor o menor medida el factor externo. Generalmente es cuestión de establecer prioridades, posiblemente lo más complicado para alguien que se inicia.
Existe tiempo y lugar para todo, para nuestras relaciones sociales y laborales, pero también necesitamos perspectiva y experiencia para saber manejarnos correctamente entre ambos campos. Lo peor es dejarnos llevar por los cronófagos pues cuando nos demos cuenta se nos habrá ido el tiempo sin hacer las cosas que teníamos que hacer.
En ocasiones los cronófagos son especialmente agradables. De ahí que sean un problema tan fácilmente distinguible pero tan difícil de solucionar en caso de querer hacerlo. ¿Cual es vuestro peor cronófago externo?
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Imagen | Germán R. Udiz