Siguiendo con los últimos pasos para organizar una formación interna efectiva que explicamos la semana pasada, ahora nos encontramos con los que más afectan a la misma desde el punto de vista práctico. Viendo todo el proceso de planificación podemos pensar que la formación externa resulta más adecuada y sencilla lo cual no está del todo alejado de la verdad pero no estaríamos midiendo el aprovechamiento de la misma que en las internas parece aumentar su efectividad.
Controlar el material formativo, controlar su calidad de forma directa así como los costes y adaptar totalmente los horarios a nuestras necesidades organizacionales puede convertir a la formación interna en un auténtico éxito si lo unimos a un temario realizado expresamente para ser aplicado en el ambiente natural de la empresa.
PASO 6: Evaluación.
En principio se puede evaluar todo. Desde la satisfacción de los asistentes hasta el papel desarrollado por el formador. La evaluación se puede hacer preguntando a los alumnos o a los formadores de forma directa y/o mediante cuestionarios anónimos completados al finalizar la misma. Para ello hay que determinar qué se va a evaluar (criterios) y la importancia relativa de los distintos criterios. El sistema de evaluación se debe caracterizar por ser justo, objetivo y discriminativo.
PASO 7: El Formador.
Resulta muy importante realizar una buena elección del formador cuando se va a realizar dentro de la propia empresa. Si tenemos un buen sistema SIRH podremos filtrar al profesional más preparado y con mayores conocimientos al respecto del tema que se va impartir. El perfil ideal de un formador de empresa incluye:
- Experiencia en los contenidos que se tratan.
- Experiencia formativa.
- Vocación formativa y concepción de la formación.
- Una serie de habilidades de tipo comunicativo y racional.
PASO 8: Los Medios.
Los medios serán los consumibles o no consumibles y otras cuestiones logísticas. Deberemos establecer la necesidad de material para poder impartir la formación sin problemas. Desde los folios que se pondrán a disposición de los formados, bolígrafos de “emergencia”, material didáctico que se entregará...
Entregar un material totalmente detallado puede tener efectos muy distintos en un formado pues puede hacerle pensar que no es realmente importante tomar notas y se dedique a atender al ponente pero también puede que decida que esto tampoco resulta importante. Para ello el formador debe esforzarse por mantener la atención y deberá estudiar el tema a tratar para confeccionar un material didáctico esquemático con los detalles más importantes pero sin extenderse en extensión.
Los medios también incluyen el ordenador que se utilizará (si es el caso) así como el posible pase de diapositivas, etc. Para ello es importante seleccionar el cuarto de la oficina o empresa que mejor se ajuste a introducir los medios y las personas y cuidar los valores lumínicos para las proyecciones multimedia si van a tener una presencia relevante (también es importante para la propia comodidad de los asistentes).
PASO 9: Presupuesto.
Una planificación de este estilo sin un presupuesto es un fracaso en su concepto. Se debe presupuestar todo: alquileres de salas (si no encontramos ubicación física en la propia empresa), materiales, transporte, profesores (coste en horas extraídas de su jornada habitual más pluses por la formación), coste en horas de los formados, etc.
La realización de una formación pretende mejorar los procesos pero es importante contar con un presupuesto para poder ajustarlo y evitar gastos excesivos o al menos controlar y evaluar si realmente la formación interna es la que mejor se ajusta a nuestras necesidades.
PASO 10: Programación.
Cuando somos nosotros los encargados de realizar la formación tenemos una importante labor a la hora de programar los distintos contenidos en días y horarios pues esto puede afectar al normal funcionamiento de la empresa.
La duración de una formación deberá ajustarse a los contenidos pero las sesiones no debería exceder las dos horas y contar con un pequeño descanso. En mi experiencia personal he realizado formaciones de cuatro horas con descanso cada dos horas y también han resultado efectivas aunque el cansancio mental se ha hecho patente en algunas empresas. Estas jornadas maratonianas pueden controlarse mejor con formaciones internas y dividirlas en varios días con sesiones de dos horas, que es el periodo en el que el cansancio mental cero que empieza a afectar a la atención.
Deberíamos realizar la programación en base al funcionamiento de nuestra actividad y evitando horas cercanas al descanso de la comida pues según mi experiencia los formados tienden a sentirse menos preparados para recibir la formación y se tiende a una excesiva relajación y baja participación.
En Pymes y Autónomos | Organiza formaciones internas en 10 pasos (I) Imagen | German R. Udiz