En el proceso de cerrar una venta y posterior facturación del producto y servicio por parte de una empresa existen varios documentos que se usan en cada una de las fases de la operación comercial.
Para el autónomo o pequeño empresario, todos los documentos son parecidos, si bien es importante que sepa diferenciar claramente cuál es cuál.
Conceptos de presupuesto, factura proforma y factura
Debes tener en cuenta que son documentos similares entre sí, sobre todo el presupuesto y la factura proforma, entre las que se llega a confundir su cometido, siendo la factura la que es más sencilla diferenciar porque estamos más habituados a tratar con ella.
El concepto general de cada uno de ellos es:
- El presupuesto, es un documento que se emite con una estimación detallada con el precio de un proyecto, producto o servicio específico. Se utiliza habitualmente en el momento inicial de la relación con un cliente, cuando este necesita saber de forma previa cuánto costará un determinado producto o servicio antes de tomar una decisión final de compra.
- La factura proforma, es el documento previo a cerrar una operación de compra venta, especificando todas las condiciones de la misma. Igualmente, es un documento aceptado internacionalmente para la importación y exportación de mercancías.
- La factura es el documento mercantil que acredita contable y fiscalmente la realización de una operación comercial, normalmente consistente en entregas de bienes y prestaciones de servicios que realicen en el desarrollo de su actividad empresarial. Debe incluir toda la información detallada de la operación, conceptos, precios así como los datos fiscales de proveedor y cliente.
Principales diferencias entre presupuesto, factura proforma y factura
Las principales diferencias entre presupuesto, factura proforma y factura las hemos agrupado según los siguientes aspectos:
Momento dentro del proceso de facturación
Cada uno de estos documentos se usa en momentos distintos del proceso de facturación. El presupuesto en el momento inicial, la factura proforma para cerrar la venta y la factura una vez está prestado el servicio o vendido el producto.
Para muchos autónomos debido a que su proceso de venta y facturación es más sencillo utilizan presupuesto y factura proforma de forma indistinta.
Regulación y normativa específica
La factura es la única de los tres documentos que viene regulada explícitamente, en este caso en el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre. Este reglamento de facturación, regula todas las obligaciones relacionadas con las facturas.
La contabilidad
Tanto el presupuesto como la factura proforma, si bien pueden controlarse dentro del proceso de facturación, no forman parte de la contabilidad de la empresa. El único documento que se debe tener en cuenta para su registro contable es la factura.
Validez fiscal
Aquellos con validez fiscal respecto a las relaciones comerciales y a la propia Hacienda es la factura, en este sentido, tanto presupuesto o factura proforma carecen de validez fiscal.
Eso sí, no hay que perder de vista que, como cualquier otro documento mercantil, si pueden valer como prueba en un juicio, por ejemplo, de aceptación de un trabajo o de unas condiciones, por lo que se podría acreditar el compromiso adquirido con la aceptación de un presupuesto o de una factura proforma.
El IVA y el IRPF
Tanto en los presupuestos como en la factura proforma no existe obligación de incluir los impuestos aplicables, si bien se hace para aclarar y no llevar a error a los clientes, por ejemplo, informando del importe total a pagar o si habría que aplicar alguna retención del IRPF al servicio final.
En el único documento que es obligatorio desglosar el tipo impositivo aplicado del IVA, así como las retenciones del IRPF a practicar es en la factura.
La numeración
Si bien, tanto en presupuesto y factura proforma la numeración puede ser aleatoria, es decir, tal y como quiera la empresa que la emita, en cuanto a la factura, el reglamento de facturación establece que la numeración de las facturas, dentro de cada serie, será correlativa, poniendo ciertos límites a la creación indiscriminada de series.