Si has asistido a una reunión o a varias comprenderás la importancia que tiene planificar estas herramientas de trabajo. Ahora existen figuras que se muestran como expertas en organizar reuniones. La primera pregunta que deberíamos hacernos es: ¿Es necesaria esta reunión?
Porque la mayoría de las veces no lo es. Y hemos perdido dos horas o tres de nuestro tiempo que podríamos haber invertido en hacer algo productivo o tomarnos un descanso. Una reunión sin objetivo es como un lunes sin café.
10 consejos para que la palabra reunión no incite a huir
1.¿La reunión es necesaria? Parece una obviedad, pero a veces, no nos paramos a pensar que la misma información que obtenemos de una reunión con un cliente la podríamos tener gracias a un correo o una breve llamada.
2.Tener claro el propósito y no desviarnos. Una vez que tenemos claro que es necesario que nos reunamos con un cliente, debemos tener cerca un guión. Obviamente nos lo podemos saltar en algún momento pero el objetivo es cumplirlo.
3.Información compartida entre todos. Los asistentes a la reunión deben contar con misma información. A nadie debe sorprenderle una pregunta o una duda sin saber qué responder.
4. Una duración justa y necesaria. Una reunión que vaya más allá de una hora es una locura. ¿De veras necesitamos dos horas para charlar sobre una serie de puntos? Siendo claros, si el tiempo es ajustado, todos se ceñirán a lo importante.
5.El tiempo es oro. El cliente siempre tiene la razón pero no es el dueño de nuestro tiempo. Planificar el día y la hora y ser puntual es primordial. Pensar en el otro y en que tiene más responsabilidades que atender hará que en la próxima reunión sea puntual, conciso y respetuoso con el tiempo de los demás.
"Las reuniones eficaces son la asignatura pendiente de este país. Optimizarlas es nuestro reto"
(Eva Cantavella, experta en reuniones eficaces)
6.Olvida el móvil. Parece de lógica pero nos hemos acostumbrado a vivir pegados a él y no hay nada más descortés que una llamada interrumpiendo el discurso, la idea o propuesta de un miembro del equipo.
7.Escucha activa sí o sí. La escucha activa es esencial, sobre todo para desarrollar la paciencia y además obtener información. Así no aparecerán esas lagunas después. No podemos escuchar y estar pensando en qué queremos decir. Eso puede ocurrir en reuniones de una hora o dos, donde todos los miembros están agotados.
8. Resumir ideas y acciones. Mientras transcurre la reunión pueden aparecer ideas interesantes pero que nada tienen que ver con el objetivo de la reunión. Apuntar esas aportaciones valiosas para tratar en la próxima ocasión es una opción.
9. Encargado de anotar todo lo que se diga. ¿De qué sirve estar una hora hablando si luego no recordamos si el cliente estaba de acuerdo con una propuesta? En una reunión corta y concisa, también debe estar presente la figura de quien toma nota de todo lo dicho para no perder información valiosa.
10. Compartir información al final de la reunión. Al finalizar, hay que compartir con todos los asistentes un informe con todos los temas tratados y las ideas que dejaremos para más adelante. Si todos están al tanto será mucho más fácil que luego no surjan preguntas o dudas.
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