En un post-it, en la agenda o en un gestor online. ¿Quién no ha elaborado alguna vez una lista de tareas para abordar una jornada laboral intensa con muchos frentes abiertos? Es una tendencia casi natural: ordenar todo lo que queda por hacer en una lista, fácil de ‘digerir’ mentalmente. Pero, ¿son realmente útiles estos listados?
En un artículo de hace casi dos años, publicado en el Harvard Business Review, Daniel Markovitz, presidente de TimeBack Management y un experto en productividad, defendía que, realmente, no funcionaban y colocaba algunas razones en forma de problemas a la hora de gestionarlas.
¿Su uso es generalizado?
Antes de entrar en materia con los principales problemas que conllevan esta herramienta de organización, es interesante ver hasta qué punto se utiliza en el día a día de los trabajadores. Un reciente estudio de Linkedin a 6.500 profesionales de todo el mundo ofrece datos muy interesantes:
- El 63% de todos los profesionales crean habitualmente listas de tareas.
- Un 71% de las mujeres las llevan a cabo, frente a un 60% de los hombres.
- La mitad de los encuestados las elaboran a mano, mientras que un 45% lo hace de manera electrónica.
- Sólo uno de cada diez profesionales confirman que cumplen con todas las tareas programadas en sus listas.
Principales problemas de las listas de tareas
A la luz de esos datos, las conclusiones son claras: el uso está bastante extendido, pero sus resultados no terminan de ser los esperados para una inmensa mayoría. Y es aquí donde se pueden relatar los principales problemas que señala Markovitz en su artículo en HBR. No es el único que los ha señalado, pero sí son los mejor plasmados. Son cinco fundamentales:
- La paradoja de la elección. Ante una lista de tareas, se obliga a elegir entre demasiadas opciones. Eso aumenta las emociones negativas porque nuestro sentido del coste de oportunidad crece. Otro estudio habla de que el cerebro sólo puede manejar siete opciones antes de abrumarse.
- La heterogeneidad de las tareas no facilita el camino. El experto advierte de que cuando una lista contiene tareas de tres minutos o de dos horas, el profesional siempre se centra en la que menos tiempo requiere para liberar la dopamina que llega después de ir tachando una a una.
- La falta de contexto. Las listas no aportan el suficiente contexto para determinar en lo que se debe trabajar y qué hay que priorizar.
- La dificultad para controlar el compromiso. La mejor forma de hacerlo, según el experto, es no tener otra opción.
¿Salvar los obstáculos o desterrarlas?
Y teniendo claro que las listas de tareas, en sí, pueden conllevar muchos obstáculos, cabe preguntarse si lo mejor es desterrarlas como herramientas de gestión del trabajo o mejorarlas. En el caso de Markovitz, cree que la alternativa es “vivir en el calendario”. No es más que sacar esas tareas fuera de la lista de pendientes, delimitar el tiempo que consumirán y trasladarlo a un calendario.
Sin embargo, no creo que sean soluciones incompatibles. Ese ‘deadline’ y la incorporación del tiempo a consumir se puede incluir en la propia lista de tareas. Y así complementarla, priorizar y evitar que haya demasiadas opciones que abordar a la vez.
Sea como fuere, la conclusión puede ser esta: con lista o sin ella, las tareas han de priorizarse y han de contar con un calendario en el que reflejar el tiempo dedicado a su gestión y conclusión.
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