¿Por qué el Power Point está siendo desterrado de algunas empresas?
Uno de los problemas que pueden tener algunas organizaciones es dar a conocer sus ideas, sus propuestas o sus previsiones de ventas. En definitiva, la comunicación, tanto a nivel interno como externo, ya sea enfocada a los propios empleados o a inversores. Durante años para ayudar a superar estos problemas comunicativos se han utilizando herramientas de presentación, pero parece que últimamente muchas organizaciones reniegan de ellas. ¿Por qué el Power Point está siendo desterrado de algunas empresas?
Y hablamos de la herramienta de Microsoft porque se ha convertido en la referencia a nivel mundial, pero podemos extenderlo a otras alternativas que funcionan de forma similares. Parece que ya lo hemos visto todo explicado con presentaciones, no importa si nos hablan de cifras de ventas, de un nuevo producto que vamos a lanzar o cómo la competencia nos está machacando.
El problema eres tú, no el PowerPoint
El principal problema es el uso y abuso de la herramienta. Crear una presentación es tan fácil que lo puede hacer un niño de primaria del colegio. Lo malo es que técnicamente crearlo es fácil. El problema es de concepto, porque se crea la presentación como un resumen de lo que estamos contado, cuando más bien debería ser un apoyo visual a la idea que queremos transmitir.
No hay creatividad en las presentaciones, se abusa de la reutilización de las plantillas corporativas, los empleados se vuelven perezosos y el mismo esquema que sirvió para presentar las ventas de un producto el mes pasado se emplea para ilustrar la estrategia de marketing, el lanzamiento de algún nuevo producto o cómo vamos a reorganizar la compañía. Es aburrido y no fija ningún concepto en los asistentes.
Saber explicar es el primer paso para construir nuestra historia y tener éxito con la presentación
El esquema de lista de puntos, que es de utilidad para el narrador, para la persona que presenta y quiere transmitirnos su idea es inútil para los asistentes. De poco sirve ya que además luego se suele compartir la propia presentación entre los asistentes. Lo mismo ocurre con los gráficos, de los que se abusa hasta la extenuación. Parece que un presentación sin una lista de puntos y unos cuantos gráficos no dice nada.
Es un problema de base. Hay que contar, explicar o transmitir algo. Una idea, un camino a recorrer, etc. Una presentación es contar una historia y hacerlo de forma interesante. Y se llevan haciendo desde hace mucho tiempo. Un cantar de ciego que ilustraba la historia con gráficos y dibujos era muy efectivo. Ayudaba a recordar y permitía que otro narrara la misma idea de nuevo.
Hoy se ha perdido es capacidad de contar una historia. Las herramientas disimulan el problema y nos abruman con datos, pero no fijan la idea. Por eso algunas organizaciones prefieren un memorando para leer, corto, de no más de cinco o seis páginas, que se lea sin apoyo visual.
Saber comunicar es saber contar historias y llevamos varios milenios haciéndolo
Los asistentes tienen que atender, tienen que anotar, resolver sus dudas haciendo preguntas al final. Y el ponente tiene que contar una historia que fije la idea que nos quiere transmitir. Es más fácil hacerlo con un texto que con una presentación tradicional. Pero la realidad no es tan sencilla, ni la herramienta tiene toda la culpa.
Al final la comunicación es algo que hay que trabajar, que perfeccionar y repetir una y otra vez hasta que salga perfecto. La cantidad de horas a dedicar depende de lo que nos jugamos en la presentación. No es lo mismo una ante unos inversores que la que hacemos frente a nuestros compañeros.
La transmisión oral ha sido para la humanidad una forma de difusión del conocimiento. Solo nos han llegado las mejores historias, las que han llegado a impactar, a los corazones de aquellos que las escuchaban, que no tenían más que su memoria para entender y retenerlas. Y esto es lo que tenemos que recuperar para mejorar la comunicación en la era de las pantallas táctiles, donde todos los memes son el mismo y las presentaciones se convierten en la imagen grotesca que nos devuelven los espejos del callejón del gato sobre lo que queríamos contar.
Imagen | sik-life