En las empresas la información se suele guardar de forma centralizada. Tenemos una o varias carpetas de red donde se van almacenando los datos de clientes, documentación, etc. Pero ¿quién se encarga de revisar la documentación digital de tu empresa? Esto es algo especialmente importante en las empresas más pequeñas que no disponen de un gestor documental.
No se trata de un problema de espacio. Basta añadir un disco duro más o uno de mayor tamaño para tener más gigas para almacenar datos. No suele ser tampoco una cuestión de costes, ya que las empresas asumen si problema esta inversión. Se trata más bien de un problema de organización y pérdida de tiempo.
Perdemos mucho tiempo buscando entre documentación inútil
Organización porque aunque todo está estructurado por carpetas, los documentos muchas veces están obsoletos, no por guardar datos de un cliente desde el inicio de los tiempos nos va a ayudar. Solo tenemos que conservar aquello que nos sea útil, todo lo demás nos hará perder el tiempo.
Por otro lado si mantenemos datos que no nos sirven para nada lo único que hacemos es perder el tiempo buscando los que realmente necesitamos. No se trata solo de tener un documento, sino la versión que realmente necesitamos, que incluyó las últimas modificaciones, para no tener que rehacerlo de nuevo.
Generamos una frustración innecesaria por no encontrar un documento que tenemos pero no hemos guardado correctamente
Parece una cuestión menor, pero a lo largo del año son muchas las horas que se pueden perder en la empresa por este motivo. Las empresas más grandes tienen gestores documentales donde todo se encuentra bien estructurado, pero además hay una trazabilidad y un control de versiones que ayuda a tener a mano lo que necesitamos de forma fácil.
Las más pequeñas suelen crear sus propias jerarquías de documentos. Pero muchas veces o no tienen la disciplina adecuada o no se respeta esta organización y todo acaba siendo un caos más o menos ordenado en el mejor de los casos. Por eso en verano es el momento perfecto para poner orden. Ver que podemos eliminar, qué tenemos que conservar y qué podemos echar en falta.
Un último aspecto que también es importante es cómo influye en la copia de seguridad. Por no revisar la documentación se guardan muchos más datos de los que realmente necesitamos. El tamaño de la copia es mucho mayor de lo que debería, tarda más tiempo en ejecutarse y se gastan muchos más recursos de los que se deberían. Y sobre todo en caso de incidente y de que tengamos que recuperar datos, tardaremos mucho más tiempo en volver a restablecer nuestros sistemas.
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