Cuando una empresa se decide por un software de facturación muchas veces parece que queda atada de por vida a esta elección. En ocasiones parece muy complicado pasar de una aplicación con la que hemos estado trabajando toda la vida buscando una mejora. Pero para lograrlo es necesario tener en cuenta una serie de aspectos antes de cambiar de software de facturación.
La opción de pasarnos a la nube es algo que muchas empresas consideran hoy en día. Las ventajas de poder trabajar desde cualquier lugar y de no depender de un hardware específico para su instalación, no tener que depender de la salud de nuestro servidor, que debemos renovar cada cierto tiempo y con él muchas veces la versión de la aplicación. Además el software de facturación a menudo debe adaptarse a cambios legislativos que afectan a este tipo de programas.
Los datos históricos y la necesidad de incorporarlos al nuevo programa
No sólo se trata de elegir un buen programa que nos aporte toda la funcionalidad que necesitamos, sino también hacerlo incorporando todos los datos históricos que necesitemos. No podemos mantener en paralelo dos programas de facturación, uno para las facturas anteriores a la fecha del cambio y otra para después. En todo caso si se utiliza un modelo de este tipo tenemos que procurar hacerlo en el cierre del ejercicio fiscal, a finales de año.
Datos de clientes, de proveedores, etc. se deben incorporar de forma automática al nuevo programa de facturación y con ellos los históricos que tenemos de los mismos, ya que en muchas ocasiones nos permiten evaluar las necesidades de un cliente. Para ello es necesario realizar una integración para poder aprovechar toda la información acumulada.
Los test previos y la necesidad de utilizar una demo
Pero antes de decidirnos a cambiar necesitamos si el programa se adapta o no a nuestras necesidades. Esto podemos verlo de forma rápida, que nos dará una idea previa, pero no basta puesto que no se conoce un programa de forma total hasta que no se empieza a utilizar en el día a día.
Lo ideal es poder utilizar una demo, asignar a un trabajador experto de nuestra empresa para que trabaje en paralelo con ambos sistemas. Es la única forma de ver las ventajas e inconvenientes que nos ofrece el cambio. De esta forma vamos a ver hasta donde nos puede ayudar el nuevo sistema o sus inconvenientes, que siempre surgen, a la hora de trabajar con el nuevo programa.
Integración con el resto de programas
Pero además un software de facturación necesita trabajar con otros programas en muchas ocasiones. Si tenemos una tienda online y queremos utilizar el mismo software de facturación, si lo tenemos que integrar con nuestro programa de gestión de clientes, con la agenda comercial, etc. es importante que se pueda realizar con facilidad.
Este aspecto es básico, tanto para cumplir con las necesidades actuales de la empresa como las futuras. Una aplicación de facturación diseñada para trabajar con otras con facilidad, que tenga creados determinados módulos que podamos incorporar en el futuro nos garantiza una buena solución.
Igualmente debe ser una aplicación que facilite compartir la información con nuestro gestor. Este es uno de los aspectos más importantes puesto que supone un ahorro de tiempo para nosotros, pero también la posibilidad de mejorar el precio que nos hacen en la gestoría a la hora de llevar nuestra contabilidad.
Retorno de la inversión
Por último tenemos que pensar en cómo vamos a recuperar la inversión realizada en el cambio de programa de facturación. Normalmente esto se realiza con una mejora de la productividad, con un ahorro de tiempo dedicado a realizar el mismo trabajo con el nuevo programa. En este caso tenemos que restar el tiempo de adaptación, el que tardan los empleados en lograr la máxima productividad.
La otra opción es mejorar los flujos de trabajo que nos permite la nueva aplicación de facturación, de manera que evitemos duplicar trabajo, que se mejore la forma en la que se contabilizan la facturas, etc. El objetivo viene a ser similar que en el caso anterior, poder dedicar el tiempo a otras tareas que no tienen que ver estrictamente con la facturación.
El cambio de un programa de este tipo para muchas empresas es realmente delicado. Por eso muchas veces se quedan con el más vale malo conocido y evita cambiar, aunque realmente este software no les ofrezca una respuesta adecuada a sus necesidades en el día a día. Los informes, los modelos de impuestos que se obtienen de forma automática, conciliaciones bancarias, gastos, etc. son muchas veces funcionalidades que mejoran mucho la utilidad que le damos a un programa de facturación.
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