Estar sujeto al sistema de carpetas y directorios tiene sus ventajas y sus inconvenientes. Pero cuando buscamos un sistema eficaz para gestionar la documentación interna de la empresa quizás no es lo más productivo. Hablo de todos los documentos que puede necesitar un trabajador en la empresa, desde una plantilla para solicitar las vacaciones, hasta sus nóminas o la documentación asociada a un puesto de trabajo concreto.
Si nuestra empresa es pequeña y todos los trabajadores están en una única sede no suele haber problema. Pero cuando tenemos varias delegaciones, todo se convierte en un cruce interminable de correos electrónicos, con documentos adjuntos de un lado para otro. Al final para gestionar algo tan sencillo como una solicitud de vacaciones hemos cruzado tres correos y dos llamadas de teléfono con recursos humanos.
Y todo esto es tiempo efectivo de trabajo que se pierde. Si estamos gestionando cualquier tema laboral no estamos produciendo, por eso hay que tratar de ser lo más eficaces posibles. Esto en un trabajador ya asentado en la empresa, si es nuevo, el tiempo perdido para cualquier trámite se puede multiplicar fácilmente por 10.
Esto si va en formato digital, porque muchas veces se duplica la información. Tenemos un PDF, lo descargamos, lo rellenamos y firmamos, para luego escanearlo y mandarlo por correo electrónico, o directamente por correo interno al departamento correspondiente. Todo el proceso es de lo más improductivo.
Lo más importante de todo es tener claro como se gestiona. Podemos tener un Wiki, donde el trabajador acuda para resolver sus dudas o tomar las plantillas. Podemos tener una Intranet, por ejemplo con SharePoint, donde se centraliza toda la documentación y se agilizan las peticiones con flujos de trabajo. Son sólo dos ejemplos que mejoran la organización, muchas veces caótica, en carpetas y directorios que se anidan unos dentro de otros.
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