Cada vez manejamos más documentos electrónicos y además la digitalización de los que tenemos en papel empieza a ser algo habitual en muchas empresas. Si bien es posible gestionar todo este trasiego de información utilizando nuestra propia estructura de carpetas en una unidad de red, el uso de los gestores documentales es muy interesante a partir de cierto volumen de información. Hay muchas soluciones de distinto alcance, pero hoy vamos a hablar de una apropiada para los que empiezan con estos sistemas, Documany, un gestor documental básico bastante flexible.
Es una solución web desarrollada por la empresa malagueña MGInnova, que podemos utilizar tanto como un servicio a través de Internet como instalada en nuestro propio servidor empresarial si disponemos de él. Permite establecer distintos perfiles de usuario y niveles de acceso a los documentos, así como crear una "estructura de carpetas", categorías en realidad, para organizarlos a nuestro gusto.
Cada vez que agregamos un documento podemos darle un nombre, etiquetarlo con términos de referencia para que sea más sencillo encontrarlo, marcarlo como privado, bloquear su modificación, asociarlo con un número de versión y adjuntar las notas que consideremos oportunas. Es posible también relacionar otros documentos ya introducidos en el sistema con el que estamos dando de alta, al igual que añadir notas específicas si se trata de una revisión de uno anterior.
Disponen de tres versiones diferentes, la Community, todavía en desarrollo que será gratuita y sin soporte oficial, la On-line, que funciona como servicio, con precios que parten de los 59'95 euros para cinco usuarios y que incluye el soporte técnico, las actualizaciones y las copias de seguridad, y finalmente la versión On-Site, que instalamos en nuestro propio servidor y cuyos precios no están disponibles.
Es una solución muy básica, interesante bajo mi punto de vista para un volumen de documentos medio-bajo, con una interfaz bien diseñada y sencillo de utilizar. No es mucha la información que hay que asociar a cada documento para introducirlo en el sistema, y eso es una ventaja por que simplifica el proceso y facilita el comenzar a usarlo con soltura. No comentan nada en cuanto a posibilidades de integración con otro software, un punto a tener en cuenta en este tipo de soluciones, pero no parece una mala alternativa a la que podéis echar un vistazo probando la demo que ofrecen en su web.