Son muchas las empresas que están comenzando con el progresivo abandono del papel en pos de una mejor eficiencia documental a través de la digitalización. Uno de los problemas que tienen que resolver en el caso de los archivos digitales es la conservación de los mismos y asegurar que estarán disponibles como mínimo el período de vida útil de los documentos. Para ayudar a las empresas en este sentido HP ha presentado eCustodia una solución de gestión documental que garantiza la conservación y archivo tanto de documentos como de firmas electrónicas.
Se trata de preservar un documento durante su ciclo de vida manteniendo la validez jurídica del mismo y asegurando su posterior recuperación. Pensad en un documento que tiene que mantenerse durante 15 años y echad la vista atrás. Yo creo que hace 15 años trabajaba con WordPerfect y no se hoy podría abrir mi documento con el software que utilizamos. Pues bien esta es una de las características que nos promete eCustodia. Hp nos propone una solución completa para capturar documentos, ya sean físicos o electrónicos, automatizando la captura de datos para indexar el contenido y poder almacenarlos y clasificarlos en un repositorio central. Con esto además facilita la recuperación de documentos mediante un sistema de búsqueda sencillo y eficaz. Es la propia empresa la que define los criterios de búsqueda de los documentos y por lo tanto la que puede adecuar la forma en que esto son recuperados a sus necesidades.
Otra de las características de esta solución es que garantiza la integridad de los documentos, emitiendo informes que pueden utilizarse ante un tercero como garantía de la integridad y autenticidad de todos los documentos que conforman un expediente. Con esta información, un auditor técnico puede asegurar la veracidad de todos los contenidos y firmas y aseveraciones del informe. Como en otros casos novedosos en el campo jurídico, hasta que no pase un tiempo y se siente una jurisprudencia no podremos estar del todo seguros, aunque la solución parece que tiene en la seguridad uno de sus pilares para la conservación de documentos.
¿Tiene cabida una solución de este tipo en la pyme? Yo creo que no es un software que necesiten todas las empresas pero si aquellas que tienen un ciclo documental un poco más amplio y tienen que conservar la documentación durante X años. Cuanto más largo sea el ciclo de vida de los documentos que tenemos que guardar más necesarios será poder disponer de ellos en el futuro y conservarlos durante su vida útil.
Vía | Siliconnews En Tecnología Pyme | Deshacerse del papel en la empresa Foto | chrisbenham23