El correo electrónico es una de esas herramientas que se han convertido en indispensables para el común de los trabajadores y empresarios. Su uso se ha extendido completamente y de su buena gestión dependerá también una parte importante de la productividad. Y en esa utilización, el 'síndrome' por el que no se borran ni se archivan los correos puede ser contraproducente.
Hace no mucho tiempo, recopilamos en un artículo cuáles son los principales peligros que tiene caer en la trampa del correo: distracción, falsa sensación de que se cumplen tareas o procastinación. Todo por la 'obsesión' de su consulta o por el excesivo tiempo gastado en buscar lo que dejaste allí acumulado en la bandeja de entrada.
Este último problema tiene un origen fundamental: el 'Síndrome de Diógenes' en el correo. Se trata de ir acumulando en la bandeja de entrada miles de comunicaciones sin borrarlas ni archivarlas, aprovechando la enorme capacidad de las cuentas de muchos proveedores en la actualidad.
La justificación más repetida de quien lo lleva a cabo es la posibilidad de recuperar correos que sean necesarios en el futuro. Algo así como una copia de seguridad en la nube con datos, archivos y comunicaciones que pueden tener cierta utilidad para las tareas del día a día.
Sin embargo, en muchas ocasiones esa estrategia hace que se acabe por no borrar ninguno de los correos, que además de llenar la cuenta con archivos inservibles, harán más complicada la búsqueda de datos cuando sí sea algo, realmente, imprescindible.
¿Cómo resolverlo? Cada uno debería discriminar desde el primer momento cuáles son los correos necesarios y cuáles son prescindibles. Los primeros tendrán que ser archivados en las carpetas precisas o conservados de una manera que haga fácil su localización en el futuro, mientras que los segundos han de ser borrados para evitar esa saturación.
El correo electrónico puede ser no sólo una herramienta de comunicación magnífica, sino incluso un lugar en la nube donde guardar archivos y contenidos que puedan ser útiles. Pero si no se hace una selección, el efecto sobre la productividad puede ser peor.
En Pymes y Autónomos | La peligrosa trampa del correo electrónico que mata la productividad, ¿Gestionamos bien el correo de nuestra empresa? Imagen | Wiertz Sébastien
