Para muchas empresas el control de los datos es una asignatura pendiente. No hablo ya de robo o pérdidas, sino más bien de tener una estructura orgánica clara de los datos de sus clientes. Por lo general se estructuran en una agenda comercial o un aplicación general donde se integran.
Pero luego lo cierto es que también están los datos de estos clientes en el correo electrónico, en la agenda del correo que no tiene que coincidir con la comercial. Esta agenda de correo muchas veces está sincronizada en los teléfonos móviles o la aplicación está en la nube a la que se puede acceder desde cualquier lugar.
Pero después también tenemos otros archivos a los que atender, ya que en muchos casos los usuarios tienen copias locales de estos datos de los clientes, además de la almacenada en el servidor. El problema es que en muchas ocasiones la empresa no tiene claro dónde se guardan y qué datos son los importantes.
Aquí no consideramos ya la posibilidad que puedan tener los empleados a la hora de copiar los datos y documentos en memorias externas USB o utilizar programas de disco duro virtual para sincronizarlas en la nube. Esto puede hacer que al final todo se descontrole más de lo que a muchas empresas les gustaría.
También complica la protección contra la fuga de datos, y por otro, realizar una copia de seguridad de forma efectiva. A la larga lo que va a suponer es una pérdida de datos, de una u otra forma. Lo ideal en estos casos es crear una estructura de información clara y definida para toda la empresa.
Si todos los empleados siguen la misma estructura, además de mayor rapidez para encontrar los datos, vamos a tener más seguridad a la hora de gestionar la información. Es un esfuerzo importante, pero que a medio y largo plazo dará un excelente resultado.
En Pymes y Autónomos | ¿Sabes cómo gestionar una fuga de información en la empresa?
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