El teléfono móvil inteligente, el smartphone, podríamos definirlo como el dispositivo de nuestros días. En las empresas prácticamente todo el mundo lo utiliza, pero no todas le sacan el partido que deberían a esta herramienta. Y es que el smartphone es un activo infrautilizado en las empresas.
Es más una cuestión de "postureo" que de utilidad real. Parece que si hoy vas a ver a un cliente o tienes una reunión con otra empresa y sacas del bolsillo un móvil tradicional, se van a reír de ti o tienes que dar explicaciones. Que si sólo lo usas para llamar y la batería te dura una semana, etc. El caso es que te miran como si fueses Pedro Picapiedra.
Con lo cual muchos acaban pasando por el aro de tener un smartphone, pagando el peaje de recargar la batería cada día, de contratar tarifas de datos que muchas veces no se necesitan o pasarnos a la esclavitud de la mensajería instantánea, con clientes, colaboradores, etc. que descubren que tienes WhatsApp y creen que es el mejor medio para contactar contigo a cualquier hora.
El smartphone tiene que ahorrarte tiempo
El correo electrónico es la excusa que muchos ponen a la hora de autoconvencerse para tener un smartphone. ¿Pero cuántos correos recibes al día? Para muchas empresa la principal forma de comunicación sigue siendo el teléfono, y el correo se utiliza más que nada para pasar algunos archivos o a modo de acta de la conversación mantenida.
La tecnología tiene que ahorrar tiempo, no dar más trabajo
El smartphone es una poderosa herramienta que nos puede ayudar a ahorrar tiempo en desplazamientos, gracias a sus mapas, a trabajar en horas muertas, mientras estamos en la sala de espera para ver a algún cliente, para acceder a nuestro CRM y revisar los contactos anteriores que hemos tenido y refrescar la preparación previa de la reunión...
También tenemos que utilizarlo para reportar información en tiempo real en nuestro sistema de gestión. Tener un smartphone, implica olvidarse del papel, de no tener que rellenar partes de trabajo, que luego se pasan a administración y se introducen en el sistema. En definitiva, el smartphone nos ayuda a no hacer las cosas dos veces.
Y esto por no hablar de opciones como videoconferencias que podemos realizar o fotografías que podemos pasar al momento y nos ayudan a tomar decisiones instantáneas en determinados sectores profesionales. Muchas veces el cliente nos está pidiendo algo que simplemente no podemos decidir y tenemos que consultar. Aquí una pequeña videoconferencia o una imagen ayuda a que la persona que puede tomar la decisión tenga más elementos de juicio.
Lo que el smartphone no debe ser
Pero también hay un lado oscuro en los smartphones dentro de las empresas. Por un lado son una fuente de distracciones. Redes sociales, mensajería instantánea, noticias, notificaciones varias, etc. que reclaman nuestra atención constantemente y nos hacen dar una urgencia a determinados temas que no la tienen.
Por otro lado también tenemos que entender que el smartphone no deja de ser un pequeño ordenador y como tal tenemos que tratarlo. Fundamentalmente tenemos que cuidar los datos que contiene el dispositivo y tratar de articular mecanismos para que no sean accesibles si perdemos o nos roban el teléfono.
Aquí por un lado tenemos que establecer mecanismos de copia de seguridad de contactos, información, archivos, etc. y por otro buscar herramientas de borrado remoto que nos permitan eliminar la información que contienen. Esto es fundamental si llevamos datos personales de clientes, donde tenemos que cumplir también con todas las exigencias de la LOPD.
Por último, lo recomendable es que si los smartphones son de empresa tengamos herramientas de administración sobre los mismos, donde los empleados no puedan descargarse todo lo que quieran o utilizar el teléfono para jugar y perder el tiempo. También para saber dónde están en cada momento y ser capaces de gestionar mejor los recursos de la empresa.
Al final se trata de saber si el smartphone en la empresa es una inversión o es un gasto. Si nos ahorra tiempo, cada día que lo utilizamos estamos amortizando la inversión realizada, de otra manera lo único que tenemos es un gasto al que sacaremos poco partido.
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