Creo estamos de acuerdo en que una parte esencial de la finalización del proceso de ventas de cualquier organización, es la facturación. ¿Respecto a esto que tan eficiente es su sistema de facturación actual? Es decir: ¿su organización gasta considerables recursos en envió de facturas impresas para el pago oportuno de sus clientes?, ¿la factura es el único bien físico que su organización entrega a su cliente ya que la empresa es una prestadora de servicios?
En pocas palabras siente que destina demasiados recursos humanos y económicos tan solo para entregar las facturas a sus clientes, bueno veremos una alternativa a esto utilizando para ello los servicios de facturación electrónica. Primero que nada, ¿qué es la factura electrónica?.
La facturación electrónica es un equivalente funcional de la factura en papel y consiste en la transmisión de las facturas o documentos análogos entre emisor y receptor por medios electrónicos (comumnente servicios de Internet), firmados digitalmente con certificados reconocidos por el sistema tributario.
Durante el proceso de facturación electrónica, existe un proveedor de dicho servicio, al cual conocemos como entidad emisora/receptora. Estas entidades son empresas debidamente avaladas y registradas por los sistema tributarios de los gobiernos de cada país, para ofrecer servicios tercer izados a clientes finales (empresas que desean ofrecer facturas electrónicas a sus clientes) bajo modalidad de SaaS.
En escancia una empresa que desea emitir facturas electrónicas debe cumplir una serie de requisitos establecidos por los sistemas tributarios gubernamentales de cada país, y una vez esto, adquirir el servicio de facturación electrónica vía una entidad emisora registrada en el sistema tributario gubernamental. Una vez la empresa tiene ya una cuenta de servicio con una entidad emisora determinada (el cual se paga bajo modalidad SaaS), la empresa puede emitir facturas electrónicas a sus clientes vía servicios de Internet (e-mail y web los más comunes) a través de los servidores de la entidad emisora, y todo con la misma legalidad fiscal que una factura impresa en papel.
Los beneficios de la facturación electrónica para los directivos de las compañías u organizaciones que elijan usar este nuevo sistema son claros. Para empezar, las ventajas que la facturación electrónica ofrece se reflejarán en la calidad de la relación entre la empresa y sus socios comerciales o clientes. También se verán beneficiados los mecanismos internos de gestión. Esto se concreta en que la empresa destinará menos recursos de almacenamiento físico al estar toda la documentación recopilada en formato digital. Lo cual permite la implantación de sistemas de copia de respaldo (“backup”). De este modo la integridad de los datos no estaría tan sometida a factores externos y frente a un contratiempo se podría recuperar la información.
Una empresa que utiliza facturación electrónica, comúnmente nota mejoras en ahorro de tiempo y esfuerzo dedicados al control de la documentación fiscal. La factura electrónica introduce la posibilidad de utilizar sistemas automatizados de gestión. Así, una vez digitalizados los datos de facturación, tanto los procesos fiscales como los resúmenes, generación de gráficas, estadísticas y envío de nuevas facturas, pueden ser realizados de forma automática e inmediata.
La seguridad y encriptación de los datos está asegurada para las empresas. El hecho de que la información esté almacenada en formato electrónico permite muy fácilmente su acceso restringido. Documentos sensibles como pueden ser los detalles de facturación, consiguen así estar protegidos convenientemente de incursiones no deseadas de manera más eficaz, no estando vinculada su seguridad al acceso a un recinto físico determinado. Otro valor añadido que la empresa puede contemplar es el del cumplimiento de normas de calidad ecológicas, ya que la reducción en papelería será considerable.
Una empresa que utilice la facturación electrónica puede fácilmente garantizar el 100% de los envíos de facturación a sus destinatarios remotos, mejorando así la calidad en las relaciones comerciales y la imagen de la empresa, debido a la ausencia de errores ya que la información se gestionará de forma automática.
Algo en lo que hay que tener sumo cuidado es en verificar que la entidad emisora que seleccionemos como nuestro proveedor de servicio de facturación electrónica, esté debidamente autorizada por las autoridades tributarias del gobierno nacional del país donde resida la empresa. En el caso de España (país donde están el grueso de nuestros lectores), el Ministerio de Economía y Hacienda ha dispuesto un web con información básica sobre facturación electrónica, el cual recomendamos visitar a todos aquellas empresas que contemplen utilizar este tipo de facturación.
Este mismo web del gobierno español, se dispone una base de datos que podemos consultar con la razón social de la empresa entidad emisora que hemos seleccionado para que nos brinde los servicios de facturación electrónica; para verificar que la misma, está debidamente acreditada ante el sistema tributario español para brindarnos estos servicios. Un ejemplo de esta base de datos es precisamente la imagen superior a este párrafo.
Para otros países de Latinoamérica, comúnmente en los web correspondientes al sistema tributario de cada país, se encuentran bases de datos similares a la referida para España, en donde se puede cotejar si un proveedor está debidamente avalado para ofrecer servicios de facturación electrónica.
Si bien la facturación electrónica tiene muchos pros, tiene la contra de la resistencia al cambio. Muchas empresas que comienzan a utilizar facturación electrónica se encuentran con la resistencia de sus clientes a recibir las facturas electrónicas, prefiriendo por sobre estas a las facturas impresas en papel. A veces por este motivo las empresas llevan una facturación doble, una parte vía facturas electrónicas, y otra vía facturas impresas en papel, todo según el cliente lo solicite; en embargo esta doble facturación implica mayor tiempo de trabajo en la gestión de los documentos y en la contabilidad de los mismos.
La facturación electrónica es muy recomendable a toda empresa que vaya implementándola gradualmente mientras va desplazando a la facturación en papel, de modo que después de un periodo de tiempo ya solo gira facturación electrónica para todos sus clientes y en el 100% de sus ventas.
Mas Información | Factura Electrónica – Gobierno de España
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