¿Imaginas una empresa donde el grueso de los correos electrónicos estuvieran a disposición de toda la plantilla y, salvo excepciones, se pudieran consultar a golpe de clic? A priori se trata de una estrategia que no todos los jefes respaldarían. Sin embargo, hay historias de compañías que lo han hecho y los resultados no son desdeñables.
El correo electrónico ha pasado a ser una de las herramientas fundamentales de comunicación en la empresa. Aún con sus limitaciones y dificultades en su utilización, es la mejor forma de mantener conectado a todo el equipo. Entonces, ¿por qué hacerlo lo más transparente posible en el equipo? Aquí presentamos la historia de una de las compañías precursoras de esta forma de organización interna.
Abrir las ventanas del correo
A través de un reportaje en Wired, descubrimos los detalles de la política que lleva a cabo desde hace año y medio la compañía de pagos online Stripe. Una política con un sólo objetivo: abrir las ventanas en la gestión del correo y hacer que éste sea una herramienta de información colectiva.
¿Cómo lo hacen? En un extenso artículo en el blog corporativo de la firma, el responsable de la tecnología en la firma, Greg Brockman, señala las dos herramientas con las que cuentan para poner en marcha el sistema. La fundamental es un administrador de listas a través del cual los trabajadores pueden suscribirse a cada uno de los 'hilos' organizados en torno a temáticas, equipos, proyectos, etc. La otra es una guía interna en la que se precisa, con detalle, el funcionamiento.
Así, cada uno de los trabajadores se puede suscribir en cuantas listas crea convenientes. La mayor parte de los asuntos, excepto los de índole más personal, son tratados en cada una de ellas y por tanto se trata de una gran base de datos sobre la actividad diaria de la empresa.
¿Por qué hacerlo?
Pero, cabe preguntarse por qué diseñar una organización interna que, a priori, resulta tan difícil de poner en marcha. El directivo destaca varias razones, entre las que despuntan:
- Asegurarse de que cuentan con la información suficiente para tomar las mejores decisiones sin necesidad de la intervención de ningún responsable.
- Proveer de la historia completa y el contexto de todas las interacciones relevantes para cada uno de los trabajadores.
- Hacer sentir a un trabajador parte de la empresa, al no esconder gran parte de la información sobre su funcionamiento interno.
- Despertar la ayuda y la colaboración entre todos los equipos.
- Permitir que cada uno de los miembros del equipo conozcan cómo se organizan otras partes del negocio.
Dificultades y excepciones
Pero, aún así, es evidente que el sistema tiene importantes dificultades. La principal es la más evidente: la privacidad. Y sobre esto, la empresa ha señalado algunas excepciones en las que incluyen conversaciones sensibles sobre reclutamiento, asuntos personales...
Otra de las dificultades tiene que ver con el nivel de información a consumir y gestionar (y la posible pérdida de tiempo). Es por ello que dentro de las 'reglas' establecidas por la empresa, señalan varias responsabilidades de los trabajadores con las que poner ciertos límites.
A simple vista, puede parecer una medida que lleva a un caos de organización. Brockman admite que ha habido dificultades para adaptar el sistema a una compañía que ha ido creciendo en tamaño de manera significativa en el último año. Pero la esencia de la medida es interesante: abrir al máximo la información interna para lograr un mejor funcionamiento.
En Pymes y Autónomos | El correo frente al chat en la comunicación interna de la empresa: ¿Complementarios o incompatibles?, No es posible mejorar el uso del correo electrónico en la empresa
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