Llega el momento esperado por muchos, privilegiados hoy en día, que pueden permitirse cerrar su empresa unos días por vacaciones. Por eso queremos ofrecer una serie de consejos para que si nos vamos de vacaciones, dejemos todo preparado en la empresa. ¿Pero que hay que preparar? La maleta para irme de vacaciones, ¿no? Si, pero si no quieres llevarte sorpresas en la vuelta al trabajo es mejor tomar algunas precauciones.
Cada vez es menos habitual ver que una empresa echa el cierre por completo en periodo estival, y si puede, lo mejor es mantener un retén, a base de rotaciones de personal para que la actividad no quede parada del todo. En caso contrario, tenemos que preparar nuestra empresa para este cierre. Empezando por avisar a nuestros clientes.
Si no quieres enfadar a tus clientes, avísales del cierre por vacaciones
Antes bastaba con un cartel en la puerta de la empresa indicando el periodo de vacaciones que nos tomábamos. Hoy en día es más complicado. Tenemos muchos canales de comunicación habilitados con los clientes y en ellos tenemos que avisar de que estamos de vacaciones.
- Empezando por el correo de fuera de la oficina, que avisa de forma automática a los clientes, que contactan con nosotros por correo electrónico de que estamos de vacaciones. Si vamos a acceder al correo desde el móvil, también conviene advertirlo en este mensaje, porque por lo general, contestamos de forma más breve y sintética a los mensajes desde el móvil.
- Pero también tenemos que avisar en las redes sociales o nuestra página web. De esta forma los clientes saben cuando volvemos a la actividad. En el caso de las redes sociales, podemos usar un lenguaje más informal enfocado a captar la complicidad de nuestros clientes.
- También debemos dejar mensajes en el contestador automático del teléfono de la empresa, que será otra de las opciones de contacto utilizadas por muchos de nuestros clientes.
Precauciones de seguridad
Pero también tenemos que tomar una serie de precauciones básicas en el ámbito de la seguridad. Queremos que a la vuelta de nuestro descanso todo esté tal cual lo dejamos cuando nos fuimos. * El primer paso es crear una copia de seguridad de los datos. Además si es posible deberemos custodiarla fuera de la empresa, para que en caso de desastre total podamos mantener la continuidad de negocio. * Copia del sistema, siempre que sea posible. Deberíamos tener una copia de seguridad de los sistemas críticos, clonándolos en un disco externo, por ejemplo. Como en el caso anterior, si lo custodiamos fuera de la empresa mejor. * Otra cuestión sería la prevención de las sobrecargas eléctricas. En verano son frecuentes en muchos lugares las tormentas. Lo mejor es dejar la corriente cortada, pero a veces necesitamos dejar aparatos conectados, como el servidor, la centralita telefónica o el fax, que por cierto, debemos dejar bien surtido de papel. En estos casos lo mejor es desconectar el resto de equipos de la red eléctrica. No es el primer caso de vuelta de vacaciones que tienen que empezar por ir a buscar fuentes de alimentación por un pico de tensión sufrido durante este tiempo de inactividad.
El objetivo a conseguir con estas precauciones es evitar molestias a nuestros clientes, pero también que la vuelta a la actividad se produzca sin inconvenientes, más allá de la pérdida de productividad que sufrimos los primeros días hasta que volvemos a engrasar las mecánicas diarias en la empresa.
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