Entre las alternativas para implantar un sistema de gestión documental que podemos utilizar las hay que se centran en el trabajo en local (en nuestra propia red), apuestan completamente por Internet o las que utilizan un modelo "mixto", como en el caso de Oxiged, una solución de Everis que trabaja localmente pero ofrece el servicio de almacenamiento de los documentos en Internet.
La ventaja de este enfoque es que podemos descargar el trabajo de almacenamiento y custodia de la documentación en un proveedor externo, que se encargue de disponer del espacio necesario y de establecer las medidas de seguridad pertinentes (control de accesos, copias de seguridad, etc.), mientras que el trabajo con los documentos se sigue realizando con un software "local".
La solución que propone Everis con Oxiged afecta tanto a nuestro archivo digital como al físico, ya que la empresa dispone también de servicios de custodia de documentos en papel, e incluye tanto el hardware como el software necesario para digitalizar los documentos. En el caso de que estemos interesados en hacerlo con las facturas, podemos utilizar un sistema que enlaza con nuestro programa de contabilidad y genera automáticamente el apunte contable a partir del documento digitalizado.
La de externalizar este tipo de procesos es una forma de trabajar que me gusta. Tiene sus riesgos, como cualquier otra, pero tomando las precauciones adecuadas a la hora de elegir a nuestro compañero de viaje, la empresa que nos va a prestar el servicio, podemos quitarnos de encima un buen puñado de preocupaciones innecesarias y mejorar nuestro rendimiento. No existe sistema de gestión perfecto, y éste no es una excepción, pero si buscáis soluciones de gestión documental y os atrae la externalización de servicios es otra opción más a considerar.